ایک پروجیکٹ پلان میں شامل کرنے کے لئے 10 اہم اقدامات

مواد

• پروجیکٹ کے اہداف
• پروجیکٹ کا دائرہ کار
• سنگ میل اور بڑی ترسیل
• کام خرابی کی ساخت
• بجٹ
• انسانی وسائل کا منصوبہ
• رسک مینجمنٹ پلان
• مواصلات کا منصوبہ
• اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان
• مینجمنٹ پلان کو تبدیل کریں

ایک پروجیکٹ منصوبہ ایک پروجیکٹ مینیجر کی پیچیدہ منصوبہ بندی کا خاتمہ ہے۔ یہ ماسٹر دستاویز ہے جو پروجیکٹ کے ہر اہم پہلو کے منتظم کے ارادوں کے مطابق ، پروجیکٹ کیسے چلائے گی کی رہنمائی کرتی ہے۔ اگرچہ پروجیکٹ کے منصوبے کمپنی سے ایک دوسرے سے مختلف ہیں ، اس میں دس اہم عناصر یا اقدامات موجود ہیں جن کو پروجیکٹ پر عمل درآمد کے مرحلے کے دوران الجھن اور جبری مواقع سے بچنے کے لئے ایک موثر منصوبے کے منصوبے میں شامل کیا جانا چاہئے۔

پروجیکٹ کے اہداف

پروجیکٹ کے اہداف کو ایک پروجیکٹ چارٹر میں بیان کیا جاتا ہے ، لیکن منصوبے کے اہداف کی مزید وضاحت کرنے یا چارٹر کو ضمیمہ کے طور پر شامل کرنے کے لئے انھیں پروجیکٹ پلان میں بھی شامل کیا جانا چاہئے۔ اس سے قطع نظر کہ پروجیکٹ منیجر منصوبے کے منصوبے میں اہداف کو کیسے شامل کرتا ہے ، اہم بات یہ ہے کہ پروجیکٹ چارٹر یعنی ایک پروجیکٹ کی پہلی کلیدی دستاویز — اور اس پروجیکٹ کی دوسری کلیدی دستاویز ، اس کے منصوبے کے منصوبے کے مابین ایک واضح روابط برقرار رکھنا ہے۔

پروجیکٹ کا دائرہ کار

منصوبے کے اہداف کی طرح ، گنجائش چارٹر میں بیان کی گئی ہے اور پروجیکٹ منیجر کے ذریعہ پروجیکٹ پلان میں مزید تطہیر کی جانی چاہئے۔ دائرہ کار کی وضاحت کرکے ، پروجیکٹ مینیجر یہ ظاہر کرنا شروع کرسکتا ہے کہ آخر میں اس منصوبے کا مقصد یا تیار شدہ مصنوعات کیسا نظر آئے گا۔ اگر دائرہ کار کی وضاحت نہیں کی گئی ہے تو ، اس سے پورے منصوبے میں توسیع ہوسکتی ہے اور لاگت میں اضافے اور ضائع شدہ ڈیڈ لائن کا سبب بن سکتا ہے۔

مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی کمپنی کی پروڈکٹ لائن کے لئے بروشر تیار کرنے کے لئے کسی مارکیٹنگ ٹیم کی رہنمائی کر رہے ہیں تو ، آپ کو یہ بتانا چاہئے کہ یہ کتنے صفحات پر مشتمل ہوگا اور اس کی مثال فراہم کریں کہ تیار شدہ مصنوعات کیسی نظر آسکتی ہے۔

ٹیم کے کچھ ممبروں کے لئے ، بروشر کا مطلب دو صفحات ہوسکتا ہے ، جبکہ دوسرے دس صفحوں کو مناسب سمجھنے لگتے ہیں۔ دائرہ کار کی وضاحت کرنا شروع سے ہی پوری ٹیم کو ایک ہی صفحے پر حاصل کرسکتی ہے۔

سنگ میل اور بڑی ترسیل

کسی پروجیکٹ کے لئے اہم کامیابیوں کو سنگ میل کہا جاتا ہے اور اہم کام کی مصنوعات کو بڑی فراہمی کہا جاتا ہے۔ وہ دونوں کسی منصوبے پر کام کے بڑے اجزا کی نمائندگی کرتے ہیں۔ کسی منصوبے کے منصوبے میں ان اشیاء کی نشاندہی کرنا ، ان کی وضاحت اور ان کی تکمیل کے لئے ڈیڈ لائن طے کرنا چاہ.۔

اگر کوئی ادارہ نیا سافٹ ویئر تیار کرنے کے لئے کوئی منصوبہ تیار کرتا ہے تو ، بڑی ترسیل سے متعلق کاروبار کی ضروریات کی آخری فہرست ہوسکتی ہے اور ان کو کیسے نافذ کیا جائے۔

ان منصوبوں کے بعد ، ڈیزائن کی تکمیل ، سسٹم ٹیسٹنگ ، صارف کی قبولیت کی جانچ ، اور سافٹ ویر رول آؤٹ ڈیٹ کے لئے سنگ میل طے کرسکتے ہیں۔ ان سنگ میلوں میں کام سے متعلق مصنوعات ان کے ساتھ وابستہ ہیں ، لیکن وہ خود ان کی مصنوعات سے زیادہ عمل کے بارے میں ہیں۔

سنگ میل اور بڑی ترسیل کرنے والی آخری تاریخوں میں قطعی تاریخوں کی ضرورت نہیں ہے ، لیکن جتنا زیادہ عین مطابق ہوگا ، بہتر ہے۔ درست تاریخوں سے پروجیکٹ مینیجرز کام کے ڈھانچے کو زیادہ درست طریقے سے توڑنے میں مدد کرتے ہیں۔

منصوبے کے اس مرحلے میں ، آپ سنگ میل کی تشکیل کر رہے ہوں گے تاکہ آپ بڑے یا اعلی سطح پر فراہمی کرسکیں اور ان کو چھوٹی چھوٹی فراہمیوں میں تقسیم کر سکیں ، جن کا اگلے مرحلے میں خاکہ پیش کیا جاسکتا ہے۔

کام خرابی کی ساخت

ایک کام کی خرابی کا ڈھانچہ (ڈبلیو بی ایس) ایک منصوبے میں سنگ میل اور بڑی ترسیل کو چھوٹے حصوں میں تقسیم کرتا ہے تاکہ ہر ایک پہلو کی ذمہ داری ایک فرد کو دی جاسکے۔ کام کی خرابی کا ڈھانچہ تیار کرنے میں ، پروجیکٹ مینیجر بہت سارے عوامل پر غور کرتا ہے جیسے پراجیکٹ ٹیم کے ممبروں کی طاقت اور کمزوریوں ، کاموں کے مابین باہمی انحصار ، دستیاب وسائل اور منصوبے کی مجموعی آخری تاریخ۔

پروجیکٹ مینیجر آخر کار اس منصوبے کی کامیابی کے لئے ذمہ دار ہیں ، لیکن وہ تنہا کام نہیں کرسکتے ہیں۔ ڈبلیو بی ایس ایک ایسا آلہ ہے جو پروجیکٹ مینیجر اس منصوبے پر احتساب کو یقینی بنانے کے لئے استعمال کرتا ہے کیونکہ اس سے پروجیکٹ کے کفیل ، پروجیکٹ ٹیم کے ممبران ، اور اسٹیک ہولڈرز کو بتایا جاتا ہے کہ وہ کس چیز کے ذمہ دار ہیں۔ اگر پروجیکٹ منیجر کسی کام کے بارے میں فکر مند ہے تو ، وہ ٹھیک جانتے ہیں کہ اس تشویش کے سلسلے میں کس سے ملنا ہے۔

بجٹ

کسی پروجیکٹ کے بجٹ میں بتایا گیا ہے کہ پروجیکٹ کو مکمل کرنے کے لئے کتنی رقم مختص کی گئی ہے۔ پروجیکٹ مینیجر ان وسائل کو مناسب طریقے سے منتشر کرنے کا ذمہ دار ہے۔ کسی پروجیکٹ کے لئے جس کے دکاندار ہوتے ہیں ، پروجیکٹ مینیجر معیار پر خصوصی توجہ دیتے ہوئے معاہدے کی شرائط کے مطابق فراہمی کی تکمیل کو یقینی بناتا ہے۔ کچھ منصوبوں کے بجٹ انسانی وسائل کے منصوبے سے منسلک ہوتے ہیں۔

یہ ضروری ہے کہ ہر ایک سنگ میل کی قیمت کو طے کرنا اور کتنے وقت کی ضرورت ہوتی ہے ، اور کاموں کو مکمل کرنے کے لئے لیبر لاگت شامل ہے۔ پروجیکٹ کی لاگت اس منصوبے سے منسلک ہے کہ اس منصوبے میں کتنا وقت لگتا ہے ، جو منصوبے کے دائرہ کار میں واپس جاتا ہے۔ دائرہ کار ، سنگ میل ، کاموں اور بجٹ کو سیدھے اور حقیقت پسندانہ ہونا چاہئے۔

انسانی وسائل کا منصوبہ

انسانی وسائل کے منصوبے سے پتہ چلتا ہے کہ اس منصوبے پر کس طرح عمل درآمد کیا جائے گا۔ کبھی کبھی عملے کی منصوبہ بندی کے طور پر جانا جاتا ہے ، ایچ آر پلان نے اس بات کی وضاحت کی ہے کہ پروجیکٹ ٹیم میں کون ہوگا اور ہر شخص سے کتنے وقت کی وابستگی کی توقع کی جاتی ہے۔ اس منصوبے کو تیار کرنے میں ، پروجیکٹ منیجر ٹیم کے ممبروں اور ان کے نگرانوں سے بات چیت کرتا ہے کہ ہر ٹیم ممبر اس منصوبے کے لئے کتنا وقت دے سکتا ہے۔ اگر اس پراجیکٹ پر مشاورت کے لئے اضافی عملے کی ضرورت ہو لیکن وہ اس پروجیکٹ ٹیم کا حصہ ہیں تو ، اس کی عملہ کی منصوبہ بندی میں بھی دستاویزات کی گئ ہیں۔ ایک بار پھر ، مناسب نگرانوں سے مشورہ کیا گیا ہے۔

رسک مینجمنٹ پلان

ایک پروجیکٹ میں بہت سی چیزیں غلط ہوسکتی ہیں۔ اگرچہ ہر ممکنہ تباہی یا معمولی ہچکی کی توقع کرنا مشکل ہے ، لیکن بہت سے نقصانات کی پیش گوئی کی جاسکتی ہے۔ رسک مینجمنٹ پلان میں ، پروجیکٹ مینیجر اس منصوبے کے خطرات کی نشاندہی کرتا ہے ، ان منظرناموں کے امکانات اور ان کو کم کرنے کی حکمت عملی۔ اس منصوبے کو مرتب کرنے کے لئے ، پروجیکٹ مینیجر پراجیکٹ اسپانسر ، پروجیکٹ ٹیم ، اسٹیک ہولڈرز اور داخلی ماہرین سے ان پٹ تلاش کریں گے۔

تخفیف کی حکمت عملی ان خطرات کے ل place رکھی گئی ہے جو ممکنہ طور پر پائے جاتے ہیں یا ان سے وابستہ لاگت آتی ہے۔ اس خطرے کے امکانات نہیں ہیں جن کے امکانات کم ہوں اور جن کی قیمت کم ہو وہ اس منصوبے میں نوٹ کیے جاتے ہیں ، حالانکہ ان کے پاس تخفیف کی حکمت عملی نہیں ہے۔

مواصلات کا منصوبہ

مواصلات کے منصوبے میں بتایا گیا ہے کہ منصوبے کو مختلف سامعین تک کیسے بتایا جائے گا۔ کام کی خرابی کے ڈھانچے کی طرح ، ایک مواصلاتی منصوبہ ہر ایک جز کو پروجیکٹ ٹیم کے ممبر پر مکمل کرنے کی ذمہ داری تفویض کرتا ہے۔

اس مرحلے میں ، اس بات کی خاکہ نگاری کرنا ضروری ہے کہ ٹیم کے اندر معاملات کو کس طرح بتایا اور حل کیا جائے گا اور ٹیم اور اسٹیک ہولڈرز یا باس کے ساتھ کتنی بار بات چیت کی جائے گی۔ ہر پیغام میں مطلوبہ سامعین ہوتے ہیں۔ مواصلاتی منصوبے سے منصوبے کے منتظمین کو یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ صحیح وقت پر صحیح معلومات صحیح لوگوں تک پہنچ جائیں۔

اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان

ایک اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ اس پروجیکٹ میں اسٹیک ہولڈرز کو کس طرح استعمال کیا جائے گا۔ بعض اوقات اسٹیک ہولڈرز کو صرف معلومات حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ مواصلاتی منصوبے میں اس کا خیال رکھا جاسکتا ہے۔ اگر اسٹیک ہولڈرز سے مزید ضرورت ہوتی ہے تو ، اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان میں اس کی وضاحت کی جاتی ہے کہ اسے کیسے حاصل کیا جائے گا۔

مینجمنٹ پلان کو تبدیل کریں

تبدیلی کا انتظام کرنے کا منصوبہ اس منصوبے میں تبدیلی کرنے کے لئے ایک فریم ورک تیار کرتا ہے۔ اگرچہ پروجیکٹ مینیجر اس منصوبے میں ہونے والی تبدیلیوں سے گریز کرنا چاہتے ہیں ، لیکن وہ کبھی کبھی ناگزیر ہوجاتے ہیں۔ تبدیلی کا انتظام منصوبہ تبدیلیوں کے ل prot پروٹوکول اور عمل مہیا کرتا ہے۔ احتساب اور شفافیت کے لئے یہ ضروری ہے کہ پروجیکٹ کے کفیل ، پروجیکٹ مینیجر اور پروجیکٹ ٹیم کے ممبران تبدیلی کے انتظام کے منصوبے پر عمل کریں۔