ملازمین کی عدم موجودگی کا انتظام کرنے میں نگران کا کردار
مواد
- سپروائزر کی ذمہ داریاں
- واپس کام کا انٹرویو
- اگر غیر حاضری برقرار رہتی ہے تو تجویز کردہ ڈسپلنری طریقہ کار
- مرحلہ 1: مشاورت کا انٹرویو
- مرحلہ 2: پہلا باقاعدہ جائزہ (زبانی انتباہی مرحلہ)
- مرحلہ 3: دوسرا باضابطہ جائزہ (تحریری انتباہی مرحلہ)
- مرحلہ 4: کام سے عارضی معطلی
- مرحلہ 5: ملازمت کا خاتمہ
- غیر حاضری کو سنبھالنے میں چیلنجز
2017 میں امریکی محکمہ محنت (ڈی او ایل) نے اندازہ لگایا ہے کہ آجر کی ملازمت کا تقریبا 3 فیصد کسی بھی دن غیر حاضر تھا۔ غیر موجودگی کی اعلی قیمت تنظیموں کو زیادہ متاثر کرتی ہے ، جب اس سے کہیں زیادہ کھوئے ہوئے پیداواری ، حوصلے اور عارضی مزدوری کے اخراجات پر غور کیا جائے۔ سب سے زیادہ تشویش کی بات یہ ہے کہ تین میں سے دو ملازمین جو کام کے لئے نہیں دکھاتے ہیں وہ دراصل جسمانی طور پر بیمار نہیں ہیں۔
زیادہ تر کمپنیوں کے لئے ، غیر حاضر رہنے کے انتظام کی ذمہ داری بنیادی طور پر فوری نگرانوں پر عائد ہوتی ہے۔ یہ سپروائزر اکثر صرف وہی لوگ ہوتے ہیں جو جانتے ہیں کہ کوئی خاص ملازم غیر حاضر ہے۔
وہ فرد کی عدم موجودگی کے آس پاس کے حالات کو سمجھنے اور ابتدائی مرحلے میں کسی مسئلے کو دیکھنے کے ل. بہترین پوزیشن میں ہیں۔ لہذا ، کمپنی کی غیر موجودگی کے طریقہ کار میں ان کی فعال شمولیت غیر موجودگی کی پالیسی یا پروگرام کی مجموعی تاثیر اور مستقبل کی کامیابی کے لئے اہم ہے۔
اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ سپروائزر غیر حاضر رہنے کے انتظام کے ان کے کردار میں راحت اور قابل ہیں ، انہیں سینئر مینجمنٹ کی مکمل حمایت حاصل کرنے کی ضرورت ہے۔ تمام فریقوں کو غیر موجودگی کی پالیسیاں اور طریقہ کار کے مقصد سے آگاہ ہونا چاہئے۔ کیا محکموں کے مابین کوئی تضاد موجود ہو۔ ایک پالیسی اپنی تاثیر کھو سکتی ہے۔
مزید مستقل مزاجی فراہم کرنے کے لئے ، سپروائزر کو غیر حاضر رہنے کے انتظام کے بارے میں اپنی ذمہ داریوں کی تربیت دی جانی چاہئے ، واپسی سے کام کرنے کے لئے موثر انٹرویو لینے کا طریقہ ، اور ضرورت پڑنے پر تادیبی طریقہ کار کے استعمال میں تعلیم دی جانی چاہئے۔
سپروائزر کی ذمہ داریاں
اس بات کو یقینی بنانے کے علاوہ کہ ملازمین کی عدم موجودگی کے دوران کام کو مناسب طریقے سے احاطہ کیا جائے ، اس کے علاوہ ، متعدد دیگر اہم اقدامات بھی موجود ہیں جو غیر موجودگی کو سنبھالنے کے لئے سپروائزر کو لینے کی ضرورت ہے۔ انہیں چاہئے:
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام ملازمین غیر موجودگی سے نمٹنے کے لئے تنظیم کی پالیسیوں اور طریقہ کار سے پوری طرح واقف ہوں ،
- جب کسی ملازم بیمار میں فون کرتا ہے تو رابطہ کا پہلا مقام بنیں
- اپنے عملے کے ل appropriate مناسب ، تفصیلی ، اور تازہ ترین غیر موجودگی کے ریکارڈ کو برقرار رکھیں ، (جیسے ، تاریخ ، بیماری کی نوعیت / عدم موجودگی کی وجہ ، کام کی تاریخ میں متوقع واپسی ، اگر ضروری ہو تو ڈاکٹر کی سند)
- کسی بھی نمونوں یا عدم موجودگی کے رجحانات کی نشاندہی کریں جو تشویش کا سبب بنے ،
- کام سے واپس انٹرویو کروائیں
- جہاں ضروری ہو تادیبی طریقہ کار کو نافذ کریں۔
واپس کام کا انٹرویو
غیر حاضر رہنے کا بہترین انتظام کرنے کے بارے میں نگرانوں کی تربیت میں موثر اور منصفانہ واپسی سے انٹرویو کرنے کا طریقہ بھی شامل ہونا چاہئے۔ حالیہ قومی سروے سے پتہ چلتا ہے کہ ان انٹرویوز کو قلیل مدتی غیرحاضری کے انتظام کے لئے ایک مؤثر ٹول سمجھا جاتا ہے۔
کام میں واپسی پر مباحثہ کرنے سے سپروائزر ملازم کو ملازمت پر واپس استقبال کرنے کے قابل بنائے گا ، اس کے علاوہ ملازمت کی جگہ پر عدم موجودگی پر قابو پانے اور ان کا انتظام کرنے کے لئے انتظامیہ کی مضبوط عزم کا مظاہرہ کرے گا۔ انٹرویو سے یہ جانچ پڑتال ہوجائے گی کہ ملازم کام پر واپس آنے کے لئے کافی ہے۔
ضروری کاغذی کام مکمل کیا جاسکتا ہے تاکہ غیر موجودگی اور اس کے اختتام کو صحیح طریقے سے ریکارڈ کیا جاسکے۔ یہ حقیقت کہ کسی ملازم کے ساتھ غیر موجودگی کی تفتیش اور تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک قائم شدہ طریقہ کار موجود ہے ، خود ہی ، پیچیدہ وجوہات کی بناء پر عدم حاضری کی روک تھام کا کام کرسکتا ہے۔
غیر حاضر افراد کے کام پر واپس آنے کے بعد (جتنی جلدی اس کی واپسی کے بعد ایک دن بعد نہیں) انٹرویو کو جلد از جلد انجام دینے کی ضرورت ہے۔ ملازم کو اس کی غیر موجودگی کی وجوہات کا خاکہ پیش کرنے کے لئے کافی موقع فراہم کیا جانا چاہئے۔ سپروائزر کو انٹرویو کو وقت کے طور پر کسی ایسے مسئلے کی دریافت کرنے کے ل use استعمال کرنا چاہئے جو ملازم سے ہوسکتے ہیں جو عدم موجودگی کا باعث بنتا ہے۔
اس کا مقصد ایک کھلی اور معاون ثقافت کو فروغ دینا ہے۔ اس عمل کو یقینی بنانے کے لئے جگہ جگہ ہے کہ جب ضرورت ہو تو مدد اور مشورے پیش کیے جائیں اور اس بات کو یقینی بنائے کہ ملازم کام پر واپس آنے کے لئے موزوں ہے۔
ملازمین عام طور پر ایک باقاعدہ ڈھانچے کے اندر غیر موجودگی کی حقیقی وجوہات کی وضاحت کرنے کے موقع کی تعریف کریں گے۔ اگر سپروائزر کو عدم موجودگی کی وجہ سے دی گئی وجوہات کی صداقت پر شک کرنا چاہئے تو اسے اس موقع سے کسی بھی شبہات یا خدشات کے اظہار کے لئے استعمال کرنا چاہئے۔
ہر وقت ، ملازم کو یہ معلوم رہنا چاہئے کہ یہ انٹرویو صرف کمپنی کے طریقہ کار کا حصہ نہیں ہے ، بلکہ ایک اہم میٹنگ جس کے دوران غیر موجودگی کو نوٹ کیا گیا ہے اور اس سے آئندہ ملازمت میں مضمرات پڑسکتے ہیں۔ کمپنی کے نظم و ضبط کا طریقہ کار ، ناقابل قبول سطح کی عدم موجودگی کی صورت میں ، ملازم کو سمجھایا جانا چاہئے۔
میٹنگ کے دوران کسی بھی موقع پر انٹرویو سزا کی ایک شکل نہیں بننا چاہئے ، لیکن محکمے کے اندر غیر موجودگی کی وجوہات کو اجاگر کرنے اور ان کی وضاحت کرنے کے لئے ایک موقع کے طور پر دیکھا جانا چاہئے۔ ملازمین کی اکثریت کو اپنے کام اور انتظامیہ سے فخر اور کامیابی کا احساس حاصل ہوتا ہے اور ان افراد کو ذمہ دار بالغوں کی طرح برتاؤ کرنے کی ترغیب دی جانی چاہئے۔
اگر غیر حاضری برقرار رہتی ہے تو تجویز کردہ ڈسپلنری طریقہ کار
مندرجہ ذیل رہنما خطوط ایسے معاملات میں اٹھائے جانے والے تجویز کردہ اقدامات کا خاکہ پیش کرتے ہیں جہاں ایک خاص مدت میں قلیل مدتی عدم موجودگی کو قابل قبول سطح سے بالا سمجھا جاتا ہے۔
مرحلہ 1: مشاورت کا انٹرویو
- فوری سپروائزر کو عدم موجودگی پر اپنی تشویش سے متعلق ملازم کو مشورہ دینا چاہئے ، بیماری کی وجوہات کو قائم کرنے کی کوشش کرنا چاہئے اور حاضری کو بہتر بنانے کے ل what کیا کرنے کی ضرورت ہے اس کا تعین کریں۔
- اگر اس مرحلے میں کسی بھی طبی حالت کی نشاندہی کی گئی ہے اور اس کا اثر نوکری کے مناسب ہونے پر پڑتا ہے تو ، سپروائزر کو کمپنی سے منظور شدہ ڈاکٹر سے ملاقات کا بندوبست کرنا چاہئے۔ اس کی تصدیق ملازمت کے ساتھ پانچ کام کے دنوں میں تحریری طور پر کی جانی چاہئے۔
- اگر گفتگو سے ، مسئلہ کام کے لئے کسی بنیادی نااہلی کی وجہ سے ظاہر نہیں ہوتا ہے تو ، سپروائزر کو ملازم کو مشورہ دینا چاہئے کہ ، جبکہ ریکارڈ شدہ بیماریاں حقیقی ہوسکتی ہیں ، حاضری میں مستقل بہتری کی توقع کی جاسکتی ہے یا اس عمل کے اگلے مرحلے میں لیا جائے گا۔
- اگلے چھ مہینوں کے لئے ہر ماہ حاضری کا جائزہ خود بخود لیا جائے گا۔
مرحلہ 2: پہلا باقاعدہ جائزہ (زبانی انتباہی مرحلہ)
- اگر تجزیہ اور باقاعدہ مانیٹرنگ کے بعد ملازم کی غیرحاضری خراب ہوتی رہتی ہے تو ، اسے سپروائزر کے ساتھ باضابطہ جائزہ اجلاس میں شرکت کے لئے مدعو کیا جانا چاہئے۔
- اس انٹرویو کے لئے ملازم کو مدعو کرنے والے خط میں غیر موجودگی کے ریکارڈ کی تفصیل ہونی چاہئے۔ ملازم کو مشورہ دیا جانا چاہئے کہ وہ یونین کے نمائندے یا کسی بھی ساتھی کی طرف سے مناسب نمائندگی کرنے کا حقدار ہے۔
- اس میٹنگ کا مقصد یہ ہوگا:
- غیر موجودگی کی بنیادی وجوہات پر تبادلہ خیال کرنا ،
- خدمت کے ملازم کو اور اس کی عدم موجودگی پر لاگت کے مضمرات ، اور
- ملازم کو متنبہ کریں (سوائے اس وقت کہ جب طبی مشورہ لینے کا فیصلہ کریں) کہ اگر خاطر خواہ اور مستحکم بہتری نہ ہو تو اس کی ملازمت کو معطل حاضری کی سطح کو برقرار رکھنے میں ناکامی کی وجہ سے ختم کیا جاسکتا ہے۔ یہ زبانی انتباہ ہے۔ - جہاں طبی امداد کی ضمانت دی جاتی ہے ، وہاں فوری طور پر کارروائی کی جانی چاہئے۔ لہذا میٹنگ صرف اس عمل کے اس حصے کو مکمل ہونے کی اجازت دینے کے لئے ملتوی کردی گئی ہے۔ پانچ کام کے دنوں میں ، ملازم کو لازمی طور پر طبی مشورے وصول کرنا ہوں گے۔ اس کے بعد میٹنگ کو ایچ آر سے دوبارہ تشکیل دیا جاتا ہے اور ڈاکٹر کی رائے پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے۔
- اگر ڈاکٹر کام کے لئے فٹنس کی تصدیق کرتا ہے تو ، ملازمین کو مسلسل عدم موجودگی کے نتائج سے خبردار کیا جانا چاہئے۔
مرحلہ 3: دوسرا باضابطہ جائزہ (تحریری انتباہی مرحلہ)
- باقاعدہ مانیٹرنگ سے یہ ظاہر ہوتا ہے کہ غیر موجودگی کے نمونوں میں کوئی بہتری واقع نہیں ہوئی ہے ، ایچ آر کے ساتھ دوسری باقاعدہ میٹنگ کا اہتمام کیا جائے گا۔
- ملازم کو اجلاس میں مدعو کرنے والے خط میں غیر موجودگی کا ریکارڈ اور دوبارہ نمائندگی سے متعلق مشورے شامل ہوں گے۔
- ناجائز صحت یا بیماری کی نوعیت میں بدلاؤ کے بارے میں اجلاس میں جو بھی نئی معلومات دی گئی ہیں اس کا اندازہ کمپنی سے منظور شدہ ڈاکٹر کے ذریعہ کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے۔
- ملازم کو اپنے غیر موجودگی ریکارڈ کی وضاحت کرنے کا موقع دیا جانا چاہئے۔ اگر مناسب ہو تو ، سپروائزر کو ملازم کو مطلع کرنا چاہئے کہ باضابطہ تحریری انتباہ جاری کیا جارہا ہے اور یہ کہ یہ انتباہ ایک مخصوص مدت تک ملازم کی فائل میں رہے گا۔ انتباہ کی ایک کاپی ملازم اور اس کے نمائندے کو جاری کی جانی چاہئے۔
- ملازم کو مطلع کیا جانا چاہئے کہ کمپنی کی حاضری کی توقعات کی تعمیل کرنے میں ناکامی اور عدم موجودگی کے موجودہ ناقابل قبول ریکارڈ میں بہتری لانے کے نتیجے میں ملازم کی ملازمت ختم ہوجائے گی۔
- جہاں کام کے لئے فٹنس کا شبہ ہے ، ڈاکٹر کے ذریعہ موصولہ رہنمائی کے مطابق نوکری کے اختیارات کے ساتھ آگے بڑھیں۔ نوکری کے عمل اور اختیارات پر ملازمین کے یونین کے نمائندے (اگر قابل اطلاق ہو) سے مشورہ کریں۔
مرحلہ 4: کام سے عارضی معطلی
- اگر تادیبی عمل کے پچھلے مراحل پر عمل درآمد کے بعد ، حاضری میں کوئی بہتری نہیں آتی ہے تو ، انتظامیہ تنخواہ کے بغیر عارضی معطلی کے ساتھ آگے بڑھ سکتی ہے۔ معطل کرنے کے ارادے کی تصدیق اور شروع ہونے والی تاریخوں کی تفصیلات کے ساتھ تحریری طور پر ہونی چاہئے۔ معطلی کے خط کی ایک کاپی ملازم کے نمائندے کو (اگر قابل اطلاق ہے) بھیجی جانی چاہئے۔
مرحلہ 5: ملازمت کا خاتمہ
- یہ انضباطی عمل کا آخری مرحلہ ہے جس کے تحت ملازمین کو ملازمت میں شرکت کے لئے کمپنی کی ضروریات کی تعمیل کرنے سے قاصر ہونے کی وجہ سے برخاست کردیا جاتا ہے۔ برخاستگی صرف سینئر مینیجر اور ایچ آر کی تحریری اجازت کے ساتھ ہوسکتی ہے۔
- اس خط میں ملازم کو دوبارہ بلانے میں نمائندگی سے متعلق مشورے شامل ہوں گے اور غیر موجودگی کے ریکارڈ کی نشاندہی کی جائے گی۔ ملازم کو مشورہ دیا جانا چاہئے کہ انٹرویو کے نتیجے میں ، وہ کام کے فرائض سرانجام دینے میں عدم اہلیت کے سبب برخاست ہوسکتا ہے۔
- ایک بار پھر ، اگر ملازم کی صحت یا کام کی صلاحیت کے سلسلے میں کوئی نئی معلومات آنے والی ہو تو کمپنی کے ڈاکٹر سے رجوع کرنا پڑ سکتا ہے۔
- اگر قابلیت کی بنیاد پر برخاست کرنے کا فیصلہ کیا جاتا ہے تو ، برخاستگی کے خط کی ایک کاپی ملازم کے نمائندے کو (اگر مناسب ہو) بھیج دی جائے۔
- ملازم کو برطرفی کے خلاف اپیل کرنے کا حق حاصل ہوسکتا ہے۔ اپیل کمپنی کے نظم و ضبط کے طریقہ کار کے مطابق ہونا چاہئے۔
غیر حاضری کو سنبھالنے میں چیلنجز
آگاہ رہو کہ سپروائزر اکثر ان لوگوں کے بارے میں اطلاع دینے میں بے چین رہتے ہیں یا ناپسندیدہ ہیں جنھوں نے غیر حاضری کی قابل قبول سطح سے تجاوز کیا ہے۔ سپروائزر پر پہلے ہی بہت سارے دباؤ کی وجہ سے ، غیرحاضری کی پالیسیوں کا مستقل نفاذ ہمیشہ ان کی اولین ترجیح نہیں ہے۔
غیرحاضری کا انتظام کرتے ہوئے سبجیکٹی کو نکالنے کی کوشش کرنے اور یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ تمام ملازمین کے ساتھ ایک جیسا سلوک کیا جائے۔ سب کے ساتھ مستقل ، مستقل ، اور منصفانہ ہونا ضروری ہے۔ جب غیر موزوں طریقے سے عدم موجودگی پر توجہ دی جاتی ہے یا اس پر توجہ نہیں دی جاتی ہے تو ، حوصلے پست ہوجاتے ہیں۔
ملازمین کی اکثریت ایسی پالیسیوں اور پروگراموں کی تعریف کرے گی جو قابل تعزیرات کے بجائے سہولت بخش ہوں۔ سخت یا تعزیراتی اقدامات جو ملازمین کو کام پر آنے پر مجبور کرتے ہیں اس کے نتیجے میں ملازمین "کام پر رہتے ہوئے غیر حاضر" ہوجاتے ہیں۔
وہ جتنا کم ممکن ہوسکتے ہیں اور مزید کام کرنے کے لئے کسی بھی کوشش کی مزاحمت کرتے ہیں۔ دوسرے پروگراموں کو نافذ کیا جانا چاہئے جو ملازمین کو کام میں موجود رہنے میں مدد کریں ، جیسے لچکدار کام کا شیڈولنگ ، ملازمت کا اشتراک ، حاضری ایوارڈز ، اور تندرستی کے پروگرام۔
-------------------------------------------------
اسٹیفنی یارجس لیڈنگ ہائر میں لیڈرشپ کنسلٹنٹ ہیں اور مغلوب رہنماؤں کو کام پر جیتنے اور زندگی میں کامیابی میں مدد کرنے میں مہارت رکھتی ہیں۔
