اپنے کاغذی کام کو کس طرح منظم کریں
مواد
- شروع ہوا چاہتا ہے
- اپنے دستاویزات جمع کریں
- درجہ بندی کرنا
- اہم دستاویزات الگ کریں
- اپنے بٹوے کی نقل تیار کریں
- فائل کرنے کا ایک آسان سسٹم بنائیں
- جاری دیکھ بھال
زیادہ تر لوگ کسی اہم دستاویز کے بارے میں نہیں سوچتے جب تک کہ اسے ضرورت نہ ہو۔ اگر آپ کے کاغذات ہر جگہ پھیل چکے ہیں اور آپ کے گھر کے دفتر میں مرکزی تنظیم کا نظام نہیں ہے تو ، آپ چیزوں کی تلاش میں کافی وقت اور توانائی ضائع کرسکتے ہیں۔ یہاں تک کہ آپ کچھ کھو سکتے ہیں۔
شروع ہوا چاہتا ہے
کچھ آسان اقدامات کے ساتھ ، آپ اپنے اہم کاغذی دستاویزات کو ترتیب دے سکتے ہیں: آپ کو ایک چھوٹا سا دو دراز فائلنگ کابینہ یا پورٹیبل ہینگ فائل باکس کی ضرورت ہوگی ، چھ مختلف رنگوں میں فائلوں کو لٹکانا ، منیلا تیسرا کٹ ، ٹاپ ٹیب فولڈر ، اور ایک اختیاری فائر پروف محفوظ۔ یا آپ ایک بڑے بائنڈر اور ٹیب اندراج خرید سکتے ہیں۔ اب آپ شروع کرنے کے لئے تیار ہیں۔
اپنے دستاویزات جمع کریں
اس سے پہلے کہ آپ اپنی تمام اہم دستاویزات کو منظم کرسکیں ، آپ کو انھیں تلاش کرنا ہوگا۔ یہ کام کرنے سے کہیں زیادہ آسان کہا جاتا ہے۔ اپنے ہوم آفس دراز اور اپنے ڈیسک یا ٹیبل پر اسٹیک کیے ہوئے کاغذات کی جانچ کریں۔ اپنے کچن کے انسدادوں کے ساتھ ساتھ باورچی خانے کے درازوں اور ٹوکریاں میں بے ترتیبی کاغذ کے انباروں کو بھی دیکھیں۔ اپنے سونے کے کمرے کا ڈریسر اور نائٹ اسٹینڈ دیکھیں۔ آخری ، لیکن کم از کم ، ان اہم دستاویزات کے لئے اپنا پرس یا بریف کیس چیک کریں جو آپ غلطی سے اپنے ارد گرد لے جارہے ہیں۔
درجہ بندی کرنا
انتہائی اہم دستاویزات مندرجہ ذیل چھ اقسام میں سے ایک میں آتی ہیں۔ اپنی جمع کی گئی تمام دستاویزات کو حسب ذیل ترتیب دیں:
- گھر اور املاک کے ریکارڈ: رہن ، املاک کے کام ، گھر میں بہتری کے منصوبے اور رسیدیں ، آلات کتابچے اور ضمانتیں ، پراپرٹی ٹیکس سے متعلق معلومات ، ہوم انشورنس پالیسیاں ، اور کتابچے
- آٹو ریکارڈز: عنوانات ، بحالی ریکارڈ ، انشورنس پالیسیاں اور معلومات ، قرض کی معلومات ، اور ادائیگی کے ریکارڈ
- صحت کے ریکارڈ: انشورنس پالیسیاں ، ہیلتھ انشورنس فوائد کے دستورالعمل ، طبی فوائد کی وضاحت ، ڈاکٹر کے بل ، نسخے کی فہرستیں ، لچکدار اخراجات کے اکاؤنٹ کی معلومات ، طبی رسیدیں ، طبی ہدایات ، زندگی کی انشورینس کی پالیسیاں
- مالی ریکارڈ: بینک کے بیانات ، ٹیکس گوشوارے ، ٹیکس کی کٹوتی کے ریکارڈ ، سرمایہ کاری کے ریکارڈ ، قرضے کے ریکارڈ ، کریڈٹ کارڈ کے بیانات
- الیکٹرانکس ریکارڈ: موبائل فون کے معاہدوں اور سامان کے دستورالعمل؛ کمپیوٹر ، لیپ ٹاپ ، اور گولیاں کے لئے فروخت کی رسیدیں اور وارنٹی war کیبل اور انٹرنیٹ کے منصوبے اور بل۔ وائرلیس روٹر سیل رسید اور دستی
- ذاتی ریکارڈ: پیدائش کا سرٹیفکیٹ ، نکاح نامہ ، طلاق کا سرٹیفکیٹ ، تحویل کے کاغذات ، سوشل سیکیورٹی سے متعلق معلومات ، حفاظتی ٹیکوں کے ریکارڈ ، پاسپورٹ ، ملٹری سروس ریکارڈ ، بپتسمہ اور تصدیق کے ریکارڈ ، وصیت ، جنازے کا منصوبہ ، اور تدفین سائٹ کی معلومات۔ آپ کو یہ ہر کنبہ کے ممبر کے ل have ہونا چاہئے۔ اگر آپ کے پاس پالتو جانور ہے تو ، آپ ان کی اہم دستاویزات جیسے ویٹرنری اور ویکسین کی معلومات کو بھی اس زمرے میں شامل کرسکتے ہیں۔
اہم دستاویزات الگ کریں
آپ کی زیادہ تر اہم دستاویزات باقاعدگی سے فائلنگ کابینہ یا پورٹیبل ہینگ فائل باکس میں محفوظ کی جاسکتی ہیں۔ تاہم ، کچھ کو واقعی فائر فائر پروف یا کسی آفسیٹ اسٹوریج آپشن جیسے سیفٹی ڈپازٹ باکس میں رکھنا چاہئے۔
اہم دستاویزات ایسی ہوتی ہیں جن کی جگہ لینے میں بہت مشکل یا وقت لگتا ہے۔ ان میں حساس ذاتی معلومات شامل ہوسکتی ہیں جو شناختی چوروں کے ساتھ سمجھوتہ کی جاسکتی ہیں اگر چوری ہوجائے۔ دریں اثنا ، اگر آپ کا گھر آتشزدگی یا سیلاب سے تباہ ہوا تو آپ چاہیں گے کہ یہ اہم دستاویزات برقرار رہیں۔
زیادہ تر لوگوں کے لئے ، درج ذیل دستاویزات کو اہم سمجھا جائے گا: سماجی تحفظ کی معلومات ، پیدائش کے سرٹیفکیٹ ، انشورنس پالیسیاں اور ایجنٹ سے رابطے کی معلومات ، وصیت ، جائیداد کے کام ، کار کے عنوان ، پاسپورٹ ، اور کوئی معاہدہ یا معاہدہ جس کے لئے اصل دستخط درکار ہوں۔
اپنے فائر پروف پر محفوظ میں یا کسی آفسیٹ اسٹوریج آپشن میں اپنے پاس رکھے ہوئے تمام اہم دستاویزات کی ماسٹر فہرست بنائیں۔
اپنے بٹوے کی نقل تیار کریں
ہم میں سے بیشتر لوگ ہر دن اپنے پرس میں تنقیدی معلومات رکھتے ہیں اور اگر گمشدہ ہو گئے یا چوری ہوگئے تو اسے شدید تکلیف ہوگی۔
اپنے ڈرائیور کے لائسنس ، آرگن ڈونر کارڈ ، ہیلتھ انشورنس کارڈ (زبانیں) ، جم کے لئے ممبرشپ کارڈ ، لائبریری ، گروسری اسٹور لائلٹی پروگرام ، گودام کلب وغیرہ کی کاپیاں بنائیں ، اور ، سب سے اہم ، تمام کریڈٹ اور ڈیبٹ کارڈ (کاپی فرنٹ) اور واپس). ان کاپیاں کو اپنی دوسری اہم کاغذی دستاویزات کے ساتھ رکھیں۔
فائل کرنے کا ایک آسان سسٹم بنائیں
فائلنگ سسٹم جتنا آسان ہے ، مستقل بنیاد پر آپ اس کا استعمال زیادہ امکان رکھتے ہیں۔ ہر قسم کے اہم دستاویز کو لیں اور اس کو پھانسی والی فائل کا رنگ تفویض کریں:
- گھر اور املاک کے ریکارڈ
- آٹو ریکارڈز
- صحت کے ریکارڈ
- مالی ریکارڈ
- الیکٹرانکس ریکارڈز
- ذاتی ریکارڈز
ہر ایک زمرے میں موجود دستاویزات کی تعداد کے ل hanging اپنے فائلنگ سسٹم میں فائلوں کو لٹکانے کی مناسب تعداد شامل کریں۔
منیلا فولڈر استعمال کریں اور ہر زمرے میں ہر انفرادی دستاویز کے ل a ایک فولڈر بنائیں۔ فولڈرز کو مناسب رنگین ہینگ فائل سیکشن میں رکھیں۔
اگر آپ نے ایک بڑی تھری رینگ بائنڈر اور ٹیب داخل کی خریداری کی ہے تو ، ٹیبز کو ایک ہی ریکارڈ کے ناموں سے لیبل لگائیں ، سارے دستاویزات کو ہول-پنچ کریں اور ان کو منظم کریں۔ اگر کاغذات میں چھید نہیں ہوسکتی ہے تو ، ان کو فولڈر کے اندر رکھیں اور اس کے بجائے فولڈر میں سوراخ-پنچ کریں۔
اگر کاغذی کام آپ کی چیز نہیں ہے تو ، یہ ایک آزاد لمحہ ہوسکتا ہے۔ آپ ان تمام دستاویزات کو اسکین کرسکتے ہیں ، انہیں ہارڈ ڈرائیو میں محفوظ کرسکتے ہیں ، اور پھر اصلی دستاویزات کو ٹکڑے ٹکڑے کر سکتے ہیں۔
لیکن اپنی صوابدید کا استعمال کریں کیونکہ کچھ کاغذی کام بہتر طور پر بچا ہوا ہے۔ تمام اہم دستاویزات کی اصل رکھیں۔ دوسروں پر اپنا بہترین فیصلہ استعمال کریں۔ جب آپ پیپر لیس ہوجاتے ہیں تو زیادہ تر مالی ادارے خوش ہوتے ہیں۔
جاری دیکھ بھال
ایک بار جب آپ کے اہم کاغذات منظم ہوجائیں تو ، انہیں اسی طرح رکھیں۔ ہر ماہ جب آپ اپنے بلوں کی ادائیگی کرتے ہیں تو اپنے فائلنگ سسٹم کے مناسب حصے میں کوئی نئی دستاویزات فائل کریں۔ اسی دوران ، کسی بھی دستاویزات کو تلاش کریں جو آپ نے مہینوں کے دوران سسٹم سے ہٹا دیا تھا جو فائلنگ سسٹم سے باہر ہوسکتا ہے۔ انہیں دوبارہ فائل کریں۔ سال میں کم از کم دو بار ، اپنے فائلنگ سسٹم میں موجود دستاویزات کا جائزہ لیں تاکہ یہ معلوم ہوسکے کہ کسی کو پاک کیا جاسکتا ہے۔ اس پر عمل کرنے کے لئے ایک اچھا شیڈول کیلنڈر سال کے پہلے اور ہر تعلیمی سال کے اختتام پر ہے۔
تھوڑی سی کوشش سے ، آپ اپنے اہم کاغذی دستاویزات کو ترتیب دے کر طویل مدتی فوائد حاصل کرسکتے ہیں اور وقت کی بچت کرسکتے ہیں۔
