نتائج پیدا کرنے کے لئے موثر کاروباری ملاقاتیں کیسے چلائیں
مواد
- کاروباری اجلاس سے قبل ہونے والے اقدامات
- کاروباری میٹنگ کا منصوبہ بنائیں
- یقینی بنائیں کہ آپ کو میٹنگ کی ضرورت ہے
- میٹنگ میں مناسب شرکت کو یقینی بنائیں
- جلسہ سے پہلے پری کام تقسیم کریں اور اس کا جائزہ لیں
- کاروباری میٹنگ کے دوران کیے جانے والے اقدامات
- کاروباری میٹنگ کو موثر انداز میں سہولیات دیں
- ہر شریک کو قابل کاموں میں شامل کریں
- ایک موثر بزنس میٹنگ فالو اپ پلان بنائیں
- کاروباری اجلاس کے بعد کیے جانے والے اقدامات
- میٹنگ کے منٹ شائع کریں
- مؤثر طریقے سے پیروی کریں
- اگلی میٹنگ کے دوران احتساب پیدا کریں
- تسلسل کے ساتھ بہتری لانے کے لئے میٹنگ کے عمل کو ڈیبریٹ کریں
لوگ کاروباری ملاقاتوں میں اتنا وقت صرف کرتے ہیں کہ میٹنگ کے وقت کو پائیدار نتائج میں تبدیل کرنا کامیاب تنظیموں کی ترجیح ہے۔ کاروباری میٹنگوں کو کامیاب بنانے والے اقدامات کے لئے اجلاس سے پہلے ، دوران اور بعد میں میٹنگ قائد کی انتظامیہ کی ضرورت ہوتی ہے۔
کاروباری اجلاس سے قبل ہونے والے اقدامات
کاروباری اجلاس سے قبل ہونے والے اقدامات ، اجلاس کے نتائج کو پورا کرنے کی بنیاد قائم کرتے ہیں۔ آپ تمام ضروری پیروی کرسکتے ہیں ، لیکن پہلے سے کام کیے بغیر ، آپ کامیاب نہیں ہوسکتے ہیں۔
کاروباری میٹنگ کا منصوبہ بنائیں
ہوشیار منصوبہ بندی کے ساتھ شروع کریں۔ پہلے ، اس بات کی نشاندہی کریں کہ کیا آپ کو اجلاس کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد کرنے کے لئے دوسرے ملازمین کی ضرورت ہے (یعنی ، کچھ محکموں کے لوگوں کو کھینچنا)۔ اس کے بعد اجلاس کا انعقاد کرکے فیصلہ کریں کہ آپ کیا حاصل کریں گے اور قابل اہداف کا تعین کریں۔
آپ نے اپنی کاروباری ملاقات کے لئے جو اہداف طے کیے ہیں وہ ایک موثر میٹنگ پلان کے لئے فریم ورک تشکیل دیں گے۔ جیسا کہ "انتہائی موثر لوگوں کی سات عادات" میں اسٹیفن کووی کہتے ہیں ، "" اختتام کو دھیان میں رکھیں۔ آپ کے اجلاس کا مقصد اجلاس کی توجہ ، اجلاس کے ایجنڈے اور شرکاء کا تعی .ن کرے گا جس میں آپ کو اجلاس میں شرکت کی ضرورت ہوگی۔
یقینی بنائیں کہ آپ کو میٹنگ کی ضرورت ہے
یہ پسماندہ لگ سکتا ہے ، لیکن ، ایک بار جب آپ نے اپنی کاروباری میٹنگ کی منصوبہ بندی تیار کرلی ہے تو ، یقینی بنائیں کہ آپ کے اہداف کو پورا کرنے کے لئے ایک میٹنگ ایک مناسب گاڑی ہے۔ اجلاسوں کا انعقاد ایک مہنگا منصوبہ ہے جب آپ شرکاء کی قابل ادائیگی لاگت پر غور کرتے ہیں۔ اس بات کی پوری کوشش کریں کہ میٹنگ مسئلہ کو حل کرنے ، عمل میں بہتری لانے ، یا اپنی ٹیم یا محکمہ کے ل a ایک طویل یا قلیل مدتی حکمت عملی بنانے کا بہترین موقع ہے۔
میٹنگ میں مناسب شرکت کو یقینی بنائیں
اگر کاروباری میٹنگ اپنے اہداف کی تکمیل کے لئے موزوں ذریعہ ہے تو ، شرکاء سے ملاقات کریں جس کی حاضری اجلاس کے کامیاب ہونے کے لئے ضروری ہے۔ یہ نان دماغ کی طرح محسوس ہوسکتا ہے ، لیکن اس سے سب سے زیادہ بچ جانے والے رہنما کی مدد ہوجاتی ہے۔ اجلاس میں شرکت کے لئے اہم شرکاء کو لازمی طور پر دستیاب ہونا چاہئے۔
بعض اوقات لوگ ان کی عدم موجودگی میں مندوب بھیجتے ہیں۔ اگر کوئی مندوبین فیصلہ ساز فیصلہ کرنے والے کی جگہ پر شرکت کرتا ہے ، تو یقینی بنائیں کہ نامزد عملے کے ممبر کے پاس حتمی فیصلے کرنے کا اختیار ہے جس پر دستخط کیے جاسکتے ہیں۔ بصورت دیگر ، اجلاس ملتوی کردیں۔
جلسہ سے پہلے پری کام تقسیم کریں اور اس کا جائزہ لیں
آپ نے کتنی میٹنگوں میں شرکت کی ہے جس میں میٹنگ کے سہولت کار نے کاغذ کی دوبارہ گنتی ختم کرنے یا پاورپوائنٹ پریزنٹیشن بنانے کے ساتھ بحث کا آغاز کیا ہے؟ یہ مایوس کن ہے کیونکہ میٹنگ پڑھنے میں ایک گروپ بن جاتی ہے جو آپ کے کاروبار کے لئے مشکل سے نتیجہ خیز ہے۔
آپ کاروباری ملاقاتوں کو زیادہ نتیجہ خیز بناسکتے ہیں اور میٹنگ سے قبل ضروری پری کام فراہم کرکے نتائج کو یقینی بنائیں۔ میٹنگ شروع ہونے سے 48 گھنٹے قبل پری ورک ، چارٹ ، گراف ، اور پڑھنے کے سامان کی فراہمی کا مطلب یہ ہے کہ ہر ایک کو اچھل کودنے کے لئے تیار ہوجاتا ہے۔
دستاویزات جو آپ کو ملاقات کے اہداف کے حصول میں مدد فراہم کرتی ہیں ان میں درج ذیل شامل ہوسکتے ہیں۔
- رپورٹیں اور ڈیٹا
- چارٹ اور مسابقتی معلومات کے ل links
- مہینہ سے تاریخ میں فروخت
- پیداوار کے منصوبے
- مائیکروسافٹ پاورپوائنٹ سلائیڈس جو کلیدی گفتگو کے نکات کی وضاحت کرتی ہیں
- میٹنگ کے منٹ ، نوٹ ، اور سابقہ میٹنگز یا اس سے متعلقہ میٹنگز اور پروجیکٹس کی پیروی
کاروباری میٹنگ کے دوران کیے جانے والے اقدامات
کاروباری میٹنگ کے دوران ، اگر آپ وقت کا موثر استعمال کرتے ہیں تو ، آپ اس موضوع کے بارے میں جوش و جذبہ پیدا کریں گے اور شرکا سے عزم پیدا کریں گے۔ لوگ اپنے روز مرہ کے چیلنجوں سے کہیں بڑھ کر کسی بڑی چیز کا حصہ محسوس کریں گے۔ لہذا ، ایک اچھی طرح سے سہولت بخش ، فعال میٹنگ جو فالو اپ کا مرحلہ طے کرتی ہے اجلاس کے نتائج برآمد کرے گی۔
کاروباری میٹنگ کو موثر انداز میں سہولیات دیں
میٹنگ کے رہنما اجلاس کے شرکاء کے درمیان باہمی روابط کے لئے ایک مثبت ، نتیجہ خیز لہجہ مرتب کرتے ہیں۔ اہداف کا جائزہ ، یا اجلاس سے متوقع نتائج اور ایجنڈے کے ساتھ ملاقات کی موثر سہولت کا آغاز ہوتا ہے۔ سہولت کار گروپ کے ممبروں کو مرکوز اور نتیجہ خیز رہنے میں مدد کرتا ہے۔
میٹنگ کا ڈیزائن اور ایجنڈا اجلاس کے فریم ورک کو طے کرتا ہے۔ ایک موثر سہولت کار ، جو شرکاء کو ٹریک پر رکھتا ہے ، اجلاس کے نتیجے میں متوقع اور مطلوبہ نتائج کی تکمیل کو یقینی بناتا ہے۔
ہر شریک کو قابل کاموں میں شامل کریں
ہر ورک گروپ میں مختلف شخصیات ہوتی ہیں جو ملاقاتوں میں شامل ہوتی ہیں۔ آپ کے پاس خاموش ساتھی کارکنان کے ساتھ ساتھ ایسے افراد بھی ہیں جو ہر گفتگو مقام پر غلبہ حاصل کرنے کی کوشش کرتے ہیں۔ خواہ میٹنگ میں سہولت ہو یا اس میں شریک ہوں ، آپ کو ہر شرکا کو میٹنگ کے اہداف کے عمل میں شامل کرنے کی ضرورت ہے۔
اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر شریک کو میٹنگ کے عنوان میں سرمایہ کاری کی جاتی ہے اور اس کی پیروی کی جائے گی۔ آپ کا ایک ممبر نہیں ہوگا — یا آپ خود the پوری بوجھ اٹھانے کی کوشش کر رہے ہیں۔
ایک موثر بزنس میٹنگ فالو اپ پلان بنائیں
کاروباری میٹنگ کے دوران ، عمل اشیاء کے ساتھ فالو اپ پلان بنائیں۔ موثر منصوبوں میں مندرجہ ذیل شامل ہیں:
- مخصوص ایکشن آئٹم
- ایکشن آئٹم کو پورا کرنے کے لئے اس شخص کا نام جس نے ملکیت لی
- ایکشن آئٹم کی مقررہ تاریخ
- ایکشن آئٹم کی تکمیل کو کیا کہتے ہیں اس کے بارے میں اتفاق رائے
حقیقی زندگی کے منظرناموں اور کامیابی کی راہ میں حائل رکاوٹوں پر تبادلہ خیال کریں جو ٹیم کے ممبر تجربہ کرسکتے ہیں جب وہ نتائج تیار کرنے کے لئے ضروری سامان کی تکمیل کرنے کی کوشش کرتے ہیں۔ اگر آپ کو فالو اپ میٹنگ کی ضرورت ہو تو شرکا کے جانے سے پہلے وقت طے کریں تاکہ یہ سب کے کیلنڈر پر ہو۔
کاروباری اجلاس کے بعد کیے جانے والے اقدامات
توقع ، مثبت اور تعمیری نتائج کو حاصل کرنے میں میٹنگ سے پہلے اور اس کے بعد کے اقدامات اور منصوبہ بندی آپ کی مدد کرنے میں بڑا کردار ادا کرتے ہیں۔ میٹنگ کے بعد آپ کے اقدامات اتنے ہی اہم ہیں۔ اگلے شیڈول میٹنگ میں فالو اپ نتائج کو یقینی بنانے کے لئے کبھی بھی کافی سرمایہ کاری نہیں ہوتی ہے۔
میٹنگ کے منٹ شائع کریں
24 منٹ میں اپنے منٹ اور ایکشن پلان شائع کریں۔ اگر وہ فورا action ہی ایکشن آئٹمز پر کام شروع کردیں تو لوگ نتائج میں مؤثر کردار ادا کریں گے۔ ان کے پاس ابھی بھی ملاقات کی ایک تازہ یاد ، مختلف تبادلہ خیالاتی نکات ، اور ہر میٹنگ آئٹم کا عقلیت ہے۔
نیز ، منٹوں کی تقسیم میں تاخیر سے آپ کے نتائج پر اثر پڑے گا کیونکہ زیادہ تر لوگ اپنے وعدوں سے نمٹنے سے قبل منٹ کے آنے کا انتظار کرتے ہیں۔
مؤثر طریقے سے پیروی کریں
آخری تاریخ کا احترام اور مشاہدہ اور اس کی پیروی سے آپ کو اپنے جلسوں سے نتائج حاصل کرنے میں مدد ملے گی۔ میٹنگ کے بعد ، ایکشن آئٹم والا ہر فرد اپنے ہر وعدے کو پورا کرنے کے لئے ایک ایکشن پلان بنائے۔
چاہے وہ اپنے منصوبہ ساز کے اقدامات لکھ دیں ، کسی دوسرے عملے کے فرائض کو ذمہ داریاں تفویض کریں ، یا کام کو فوری طور پر مکمل کریں ، فرد تعقیب کا ذمہ دار ہے۔
اور ، آپ ملاقاتوں کے مابین درمیانی راستہ ہر فرد کے ساتھ پیروی کرکے ملاقات کے نتائج کو بہتر بنا سکتے ہیں۔ آپ کا مقصد ترقی کی جانچ کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ کام جاری ہیں۔
اگلی میٹنگ کے دوران احتساب پیدا کریں
کیا آپ نے کبھی بھی فالو اپ میٹنگ میں بیٹھا ہے جس میں ہر شریک پر مشتمل گروپ کو یہ بتایا گیا ہے کہ وہ اپنے عہد کو پورا کرنے میں ناکام کیوں ہیں؟ نتائج کے لئے جواب دہی کے معمول یا رواج کا قیام آپ کے اجلاس کے آغاز سے شروع ہوتا ہے۔
سہولت کاروں کے ذریعہ میٹنگوں کے درمیان وسطی راستے پر عمل کرنے میں مدد ملتی ہے ، لیکن گروپ کو وعدوں کو ناقابل قبول رکھنے میں ناکامی کرنی ہوگی۔ شرکاء کو اگلی میٹنگ میں پیشرفت اور نتائج کے بارے میں اس توقع کے ساتھ رپورٹ کریں کہ تمام شرکاء اپنے طے شدہ اہداف کو پورا کرلیں گے۔ اگر کوئی کام رک گیا ہے تو ، اگلی میٹنگ میں دیکھیں کہ کیا ترقی کے لئے کوئی جائز روکاوٹ ہے ، اور طے کریں کہ آگے بڑھنے کا طریقہ۔
تسلسل کے ساتھ بہتری لانے کے لئے میٹنگ کے عمل کو ڈیبریٹ کریں
ہر کاروباری میٹنگ کو ڈیفریٹ کرنے کا عمل مستقل بہتری کا ایک طاقتور ذریعہ ہے۔ شرکاء کاروباری میٹنگ کے موجودہ عمل کے بارے میں اس پر تبادلہ خیال کرتے ہیں کہ کیا مؤثر ، یا غیر موثر تھا۔ وہ اس پیشرفت پر بھی تبادلہ خیال کرتے ہیں جس کے بارے میں وہ محسوس کرتے ہیں کہ یہ گروپ اس موضوع پر ہی کام کررہا ہے۔
