میٹنگ مینجمنٹ کے مشقوں سے پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے
مواد
- میٹنگ مینجمنٹ کلید - اسٹینڈ پی اے ٹی
- اپنی ملاقاتیں وقت پر شروع کریں
- عنوان پر میٹنگ کو جاری رکھیں
- میٹنگ نوٹ / منٹ رکھیں اور تقسیم کریں
- نیچے کی لکیر
ہم اپنی بیشتر کام کی زندگی ملاقاتوں میں صرف کرتے ہیں۔ بہت سے واقعات میں ، ناقص میٹنگ مینجمنٹ طریقوں کے نتیجے میں شرکاء کے وقت کا غیر نتیجہ خیز استعمال ہوتا ہے۔ ایک متعلقہ مضمون میں ، ہم پانچ مشترکہ منظرناموں کو نتیجہ خیز واقعات میں بدلنے کے لئے رہنمائی پیش کرتے ہیں۔ افادیت ، پیداوری اور اجلاسوں کے اثرات کو تقویت دینے کے لئے اضافی نظریات یہ ہیں۔
میٹنگ مینجمنٹ کلید - اسٹینڈ پی اے ٹی
کچھ مینیجر P.A.T. کو ملازم رکھتے ہیں ملاقاتوں تک پہنچنا ، ضرورت ہوتی ہے a پیurpose ، an Aجینڈا ، اور ایک ٹیimeframe. نشست سے پہلے شرکاء کو ان اہم تناظر کے تناظر میں لیس کرنا اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ لوگ اجلاس کے مجموعی ارادے میں حصہ لینے اور اس کی تائید کے لئے تیار دکھائیں۔ ایک واضح P.A.T. خاکہ ایک نتیجہ خیز سیشن کو یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے۔
آپ کو زیادہ سے زیادہ 1 یا 2 جملوں میں اجلاس کے مقصد کی وضاحت کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔ "یہ میٹنگ نئی مارکیٹنگ مہم کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے ہے" یا "یہ میٹنگ واپسی سے نمٹنے کے لئے شپنگ کی نئی پالیسی پر نظرثانی کرنا ہے۔" اس مقصد سے ہر ایک کو یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ وہ جانتے ہیں کہ وہ وہاں کیوں ہیں ، کیا کرنے کی ضرورت ہے ، اور ترقی کی راہنمائی کرنے اور کسی نتیجے پر پہنچنے کے طریق کار کا طریقہ۔
کوئی ایجنڈا طے کریں۔ جن اشیاء کا آپ جائزہ لینے / گفتگو کرنے / معائنہ کرنے جارہے ہیں ان کی فہرست بنائیں۔ ہم ہر ایجنڈے کے آئٹم کے لئے ایک وقت کی حد تفویض کرنا چاہتے ہیں (نیچے ملاحظہ کریں) اور اس شخص کی نشاندہی کریں جو بحث کو معتدل کرنے کے لئے ذمہ دار ہے۔ ایک ٹائم فریم مقرر کریں؛ بہت کم از کم آغاز اور اختتامی وقت طے کریں۔ ہم ایجنڈے میں ہر آئٹم کے لئے مدت مقرر کرنے کی بھی سفارش کرتے ہیں۔ یہ مجموعی طور پر میٹنگ کے ٹائم فریم تک ہونا چاہئے۔
اپنی ملاقاتیں وقت پر شروع کریں
اگر آپ ان ثقافتوں میں سے کسی میں کام کرتے ہیں جہاں لوگ مقررہ آغاز کے پانچ یا دس منٹ تک پورے راستے اجلاسوں میں شامل ہوتے ہیں تو ، اب نیا رجحان شروع کرنے کا وقت آگیا ہے۔ ایک فرم اپنے مینیجرز کو طے شدہ آغاز کے وقت دروازہ بند کرنے کی ترغیب دیتی ہے ، اور جن لوگوں کو دیر ہو جاتی ہے اس میں شرکت کرنے کا خیرمقدم نہیں کیا جاتا۔ اگرچہ یہ کام کرنے کی پرواہ سے کہیں زیادہ سخت بات ہوسکتی ہے ، لیکن آپ کے پاس میٹنگ کو آرڈر پر لانے ، مقصد کا جائزہ لینے اور توقعات اور وقت کی تصدیق کے بارے میں کوئی خاصی صلاحیت نہیں ہونی چاہئے۔
سٹریگلرز کے ظاہر ہونے کا انتظار نہ کریں۔ جب کوئی دیر سے پہنچے تو واپس نہ جائیں اور اس کا جائزہ لیں کہ پہلے ہی کیا احاطہ کیا گیا ہے۔ اپنے اجلاس کے عنوانات کو جاری رکھیں۔ یہ اسٹراگلر کے لئے عجیب و غریب ہوگا اور اگلی میٹنگ میں اس کے بروقت پہنچنے سے متعلق مشکلات کو بہتر بنائے گا۔
اگر میٹنگ آرگنائزر / اسپانسر وقت پر ظاہر نہیں ہوتے ہیں تو ، میٹنگ کو منسوخ کرنے پر غور کریں اور واپس کام پر جائیں۔ پانچ سے سات منٹ تک انتظار کی مدت معقول ہے۔ مشکلات یہ ہیں ، میٹنگ آرگنائزر غیر متوقع مشکل میں پڑ گیا اور آپ اس کے انتظار میں اپنا وقت ضائع نہ کرنا پسند کریں گے۔
عنوان پر میٹنگ کو جاری رکھیں
ایک عمدہ عمل کسی کو ملاقات کے دوران سب کو ٹریک پر رکھنے کا کردار تفویض کرنا ہے۔ اکثر و بیشتر ، مباحثے پھیل جاتے ہیں اور پھر آراء ، نظریات ، حقائق اور جذبات کی لپیٹ میں آجاتے ہیں۔ اس کے بجائے ، کردار تفویض کریں اور ہر ایک کو حاضری سے آگاہ کریں کہ یہ فرد مداخلت کرے گا اگر اور جب بحث ایجنڈے اور بحث کے مخصوص آئٹم سے ہٹ جائے گی۔ کچھ فرموں میں ، اس کردار کو "ٹریفک کاپی ،" دوسروں میں ، "ٹاپک کیپر" کے طور پر حوالہ دیا جاتا ہے۔ قطع نظر قطع نظر ، کردار آپ کے جلسوں کی تاثیر اور پیداواری صلاحیت کو مستحکم کرنے میں انتہائی معاون ہے۔
اگر اضافی عنوانات سامنے آتے ہیں جو ایجنڈے سے باہر ہیں لیکن ان پر تبادلہ خیال کرنا ضروری ہے تو ، ان لوگوں کو واضح طور پر پکڑ لیا جائے اور مستقبل میں ہونے والی غور و فکر اور گفتگو کے ل or یا کسی مجلسی ملاقات کے لئے "پارکنگ" میں رکھنا چاہئے۔ میٹنگ کا مالک یہ حق محفوظ رکھتا ہے کہ اگر وہ اجلاس کے مجموعی مقصد کی تائید کرتا ہے تو اس میں تھوڑی سی مختلف بحث مباحثے کی اجازت دی جاتی ہے۔
میٹنگ نوٹ / منٹ رکھیں اور تقسیم کریں
میٹنگ کے منتظم کے علاوہ کسی کو بھی ، اجلاس کے منٹ رکھنا چاہئے۔ منٹ کی اچھی ریکارڈنگ میں شامل ہوگا:
- ملاقات کا وقت ، تاریخ ، مقام
- مقصد کی تفصیل
- ایجنڈے کی کاپی
- شرکاء کی فہرست اور شرکت نہ کرنے والوں کی فہرست
- اختتامی نتائج ، ایکشن آئٹمز ، ذمہ داریوں اور تکمیل کے لئے تاریخوں کی ایک تفصیلی سمری فہرست۔ بہت سارے نوٹس لینے والے نتائج اور افعال کی فہرست کے لئے ایجنڈے کو بطور رہنما استعمال کرتے ہیں۔
- اگر واقعی ضرورت ہو تو فالو اپ میٹنگ کا منصوبہ بنایا۔
مثالی طور پر ، اجلاس کے اختتام کے بعد جتنی جلدی ممکن ہو میٹنگ کے نوٹ تقسیم کریں اور بالکل ایک کاروباری دن کے اندر۔ منٹ اور نوٹ شرکاء کے ل an ایک اہم یاد دہانی کے ساتھ ساتھ دوسرے اسٹیک ہولڈرز یا ان لوگوں کے ل the جو ان میٹنگ سے محروم رہتے ہیں ان کے لئے ایک اہم یاد دہانی کا کام کرتے ہیں۔ منٹ اور لوگوں اور ٹیموں کو ان کے عہد عمل کی پیروی کی یاد دلانے کے ل le فائدہ اٹھانے کا ایک بہترین ٹول ہے۔
نیچے کی لکیر
یہ ممکن ہے کہ کسی میٹنگ کے نتیجے میں کوئی مثبت نتیجہ نکلے ، جس سے منصوبوں اور لوگوں کو آگے بڑھانے میں مدد ملے ، صرف اس پر اعتماد نہ کریں۔ آپ کی میٹنگ مینجمنٹ تراکیب کی کچھ تندہی اور جان بوجھ کر تقویت پہنچانے سے آپ کو کسی اچھ .ی نتائج کے چلانے کے امکانات میں بہتری آئے گی۔
