پروجیکٹ آڈٹ سے آپ کس طرح فائدہ اٹھا سکتے ہیں

مواد

• پروجیکٹ آڈٹ کتنا باضابطہ ہے
• کون پراجیکٹ آڈٹ کرتا ہے
• پروجیکٹ آڈٹ کی تیاری کیسے کریں
• جس میں شامل ہونے کی ضرورت ہے
• پروجیکٹ آڈٹ میں کتنا وقت لگتا ہے؟
• آڈٹ کیا لگتا ہے
• سفارشات جو ملتی ہے اس پر منحصر ہوتی ہے

ہر پروجیکٹ وقتا فوقتا آڈٹ سے فائدہ اٹھا سکتا ہے۔ لیکن فکر نہ کرو ، یہ اتنا ڈراؤنا نہیں ہے جیسا لگتا ہے۔ ایک پروجیکٹ آڈٹ وہ جگہ ہے جہاں ایک غیرجانبدار شخص آپ کے پروجیکٹ کا جائزہ لیتے ہیں اور اس کے بارے میں رہنمائی فراہم کرتے ہیں کہ اس کے کامیاب ہونے کے امکانات کو بہتر بنانے کے لئے مختلف طریقے سے کیا کیا جاسکتا ہے۔ اس مضمون میں ہر چیز کی وضاحت کی گئی ہے اور پروجیکٹ آڈٹ کے لئے کس طرح تیاری کی جائے گی اس کے بارے میں آپ کو سمجھا جاتا ہے۔

پروجیکٹ آڈٹ کتنا باضابطہ ہے

پروجیکٹ آڈٹ عام طور پر ایک باقاعدہ مشق ہوتا ہے۔ غیر رسمی مساوی طور پر عام طور پر ہم مرتبہ جائزہ کہا جاتا ہے۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں ایک ساتھی آپ کے منصوبے اور اس سے وابستہ دستاویزات کو دیکھتا ہے اور آپ کو رائے دیتا ہے کہ آپ کو کہاں تھوڑا سا زیادہ وقت گزارنا چاہئے۔

پروجیکٹ آڈٹ باضابطہ ہیں اس لئے کہ ان میں عام طور پر سوالات کا ایک سیٹ ہوتا ہے اور کسی ایسے شخص کے ذریعہ انجام دیا جاتا ہے جو باقاعدگی سے اس طرح کا کام کرتا ہے۔

کون پراجیکٹ آڈٹ کرتا ہے

آپ کا پروجیکٹ آڈٹ کرنے والا شخص دوسرا پراجیکٹ مینیجر ہوسکتا ہے (شاید کوئی ایسا شخص جو پراجیکٹ چلانے میں بہت زیادہ تجربہ رکھتا ہو) لیکن اس کا امکان زیادہ تر پروجیکٹ آفس سے ہوگا جو بار بار آڈٹ چلاتا ہے۔

یہ ایسا شخص ہوگا جو خود کو غیرجانبدار سمجھ سکتا ہے لہذا یہ آپ کا لائن منیجر یا پروجیکٹ کا کفیل نہیں ہوگا۔ یہاں تک کہ اس منصوبے کے سائز پر منحصر افراد کی ایک ٹیم بھی بن سکتی ہے۔

پروجیکٹ آڈٹ کی تیاری کیسے کریں

سب سے پہلے اور اہم بات یہ ہے کہ آپ کو منظم کرنے کے لئے آڈیٹر کے پاس جائزہ لینے کے ل your آپ کے پروجیکٹ دستاویزات کی کاپیاں ہوں۔ اگر آپ کے پاس پروجیکٹ کوآرڈینیٹر ہے تو ، ان سے دستاویزات کا ایک پیکٹ (ترجیحی طور پر الیکٹرانک) نکالنے کو کہیں۔ آپ کو اپنی تمام معلومات آسانی سے قابل رسائی ہونی چاہئے لیکن اگر آپ ایسا کرتے بھی ہیں تو ، اس قدم میں ابھی بھی کچھ وقت لگ سکتا ہے۔ کم سے کم کے طور پر ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس پروجیکٹ پلان ، رسک لاگ ، ایشو لاگ ، بجٹ ، اور شیڈول آڈیٹر کیلئے دستیاب ہے۔

جس میں شامل ہونے کی ضرورت ہے

یہ ان چیزوں پر منحصر ہے جس پر آڈیٹر دیکھنا چاہتا ہے۔ پروجیکٹ مینیجر کی حیثیت سے آپ کو ان کے ساتھ کچھ وقت گزارنا پڑے گا۔ توقع کریں کہ آپ کی ٹیم کے ممبروں کو بھی آڈیٹر سے گفتگو کے لئے بلایا جائے۔

یہ بات ذہن میں رکھیں کہ جب وہ آڈٹ سے متعلقہ کاموں پر جتنا زیادہ وقت گذارتے ہیں ، ان کے پاس پروجیکٹ کے کام کے لئے کم وقت ہوتا ہے ، لہذا آپ کو آڈٹ کی مدت کے دوران کچھ سرگرمیوں کو دوبارہ ترتیب دینے اور زیادہ آہستہ سے کام کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔

پروجیکٹ آڈٹ میں کتنا وقت لگتا ہے؟

پروجیکٹ آڈٹ کے لئے کوئی مقررہ مدت نہیں ہے۔ بڑے پروجیکٹس پر ، آپ کو اس میں بہت زیادہ وقت درکار ہوگا۔ چھوٹے منصوبوں پر ، آڈیٹر چند گھنٹوں میں ہوسکتا ہے۔ جیسے ہی آپ کو معلوم ہوگا کہ آپ کے پروجیکٹ کا آڈٹ ہونا ہے ، اپنی آڈٹ ٹیم سے پوچھیں کہ وہ ان کے کام کے بارے میں کتنے عرصے تک متوقع ہیں۔

آڈٹ کیا لگتا ہے

اگر آڈٹ کو کسی خاص تشویش کی وجہ سے طلب کیا گیا تھا ، جیسے معیار کے اہداف کو نشانہ بنانے میں ناکامی ، تو پھر اس سے اس علاقے کی گہرائی سے تحقیقات کی توقع کی جائے۔ معمول کی جانچ پڑتال پروجیکٹ مینجمنٹ کے مختلف شعبوں اور اس فراہمی کی ترسیل پر وسیع پیمانے پر دیکھے گی جس پر پروجیکٹ کام کر رہا ہے۔ اس میں آپ کے پروجیکٹ کے وقت ، قیمت اور معیار اور اسٹیک ہولڈر کی شمولیت کا احاطہ کیا جائے گا۔

آڈٹ کا مقصد یہ معلوم کرنا ہے کہ پروجیکٹ اپنے مقاصد کو پورا کررہا ہے یا نہیں۔ اگر آڈیٹر کو لگتا ہے کہ موجودہ کارکردگی کی بنیاد پر پروجیکٹ ان مقاصد کو متاثر نہیں کرے گا تو وہ کارروائی کے ل for سفارشات پیش کرے گا۔

سفارشات جو ملتی ہے اس پر منحصر ہوتی ہے

آڈیٹر کی رپورٹ میں دی گئی سفارشات کا انحصار اس بات پر ہوگا کہ انہیں کیا ملا ہے۔ توقع کریں کہ وہ اس انداز میں مثبت اور واضح ہوں گے جس سے آپ انہیں آسانی سے اپنانے کی اجازت دیں۔ انہیں عملی ہونا چاہئے۔

ایک حد تک تو ، آڈیٹر تجویز کرسکتا ہے کہ آپ کا پروجیکٹ بند ہے ، اگرچہ یہ تب ہی ہوگا جب انھیں یہ محسوس ہوتا کہ اس موقع سے کسی پروجیکٹ کا کام تنظیم کے لئے کسی بھی طرح کی قدر کی فراہمی کا امکان نہیں ہے۔

اپنے پروجیکٹ آڈٹ کو ایک مثبت تجربہ کے طور پر دیکھیں۔ اس سے آپ کو کسی بھی علامت کی جلد انتباہ دینا چاہئے کہ آپ کا پراجیکٹ مشکلات میں ہے اور یہ ایک موقع ہے کہ کسی تجربہ کار پروجیکٹ کے ساتھ کام کریں۔ ان کی سفارشات پر عمل درآمد آپ کو ، آپ کی ٹیم اور آپ کے منصوبے کو زیادہ کامیاب بنائے ، اور یہ صرف ایک اچھی چیز ہوسکتی ہے۔