آفس اسسٹنٹ ہنروں کی فہرست اور ذمہ داریاں
مواد
آفس اسسٹنٹ کی پوزیشنیں (ذاتی معاونین کی طرح) تمام صنعتوں میں پائی جاسکتی ہیں ، اور مہارتوں کی بجائے ایک بہت بڑی تعداد میں اشتراک کی جاسکتی ہیں۔ دفتر کے معاونین کو بعض اوقات سیکرٹریوں یا انتظامی معاونین کے نام سے جانا جاتا ہے ، لیکن وہ جو کام کرتے ہیں وہ دفتر کے کام میں مدد فراہم کرتا ہے۔ چاہے دفتر کا تعلق کسی قانونی فرم ، میڈیکل پریکٹس ، تعلیمی ادارے ، یا کارپوریشن سے ہو ، ضروریات یکساں ہیں۔ کسی کو اپنے دفتر میں استعمال ہونے والے افراد کی جانب سے ریکارڈز درج کرنے ، نظام الاوقات کو برقرار رکھنے اور معمول کے رابطے کا خیال رکھنا ہوتا ہے۔ کہ کوئی آپ ہوسکتا ہے۔
آفس اسسٹنٹ ملازمت کی ذمہ داریاں
اگرچہ دفتر کے معاونین کے عہدے عام طور پر ایک دوسرے کے مماثل ہوتے ہیں ، لیکن نوکری ابھی بھی متغیر ہے۔ یہ دفتر سے دفتر کے بجائے دن کے وقت مختلف ہوتی ہے۔ آج آپ استقبالیہ کے طور پر کام کر سکتے ہیں ، کل پرنٹر کی مرمت کی ضرورت پڑسکتی ہے ، اور اس کے ایک ہی دن بعد ، آپ کو اکیسویں صدی میں پوری فائلنگ کابینہ لانا ہوگی۔ آپ کو کامیابی کے ل a ایک بہت وسیع ہنر مند سیٹ کی ضرورت ہوگی۔
دفتری معاونین کاروباری دنیا کے بہت اچھے ہیروز میں شامل ہیں ، کیوں کہ جب آپ اپنا کام ٹھیک کرتے ہیں تو ، کوئی بھی نوٹس نہیں لیتا ہے- دفتر خود ہی چلتا نظر آتا ہے۔ لیکن کچھ لوگ تیز رفتار لیکن لچکدار کام سے لطف اندوز ہوتے ہیں ، ہر چیز کے دل میں ہونے کا احساس۔ اور ایک اچھا سکریٹری اب بھی کسی بھی جگہ ، کسی بھی طرح کی تنظیم میں کہیں بھی کام تلاش کرسکتا ہے۔
ہنر کی فہرستوں کا استعمال کیسے کریں
آپ اپنی اہلیت کی فہرستوں کو اپنی ملازمت کی تلاش کے پورے عمل میں استعمال کرسکتے ہیں۔ پہلے ، ان ہنروں کے نام کلیدی الفاظ کے بطور کام کرتے ہیں ، لہذا اپنے تجربے کی فہرست لکھتے وقت زیادہ سے زیادہ استعمال کریں۔ یہ جاننے کے لئے کہ آپ کے پاس وہ ہے جو آپ چاہتے ہیں ، براہ راست انہیں بتائیں کہ سپروائزر کی خدمات حاصل کرنے پر انحصار نہ کریں۔
دوسرا ، آپ اپنے کور لیٹر میں یہی الفاظ استعمال کرسکتے ہیں۔ خاص طور پر ان لوگوں پر فوکس کریں جو آپ کے امکانی آجر کو زیادہ سے زیادہ خیال رکھتے ہیں۔ آپ کو اپنی تحقیق کرنی ہوگی ، کیوں کہ جب دفتری اسسٹنٹ کی ملازمتیں اکثر ایک جیسی ہوتی ہیں ، لیکن سپروائزر کی خدمات حاصل کرنا ان کی ترجیحات میں مختلف ہوتا ہے۔ ملازمت کی تفصیل میں ممکنہ طور پر مطلوبہ مہارتوں کی فہرست شامل ہوگی۔ اس پر دھیان دو۔
آخر میں ، آپ اس مباحثے کو اپنے انٹرویو کی منصوبہ بندی کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے یہاں درج ہر زمرے سے مہارت کا مظاہرہ کرنے کے لئے کم از کم ایک مثال تیار کرلی ہے۔
اس سے ملازمت اور مہارت کی اقسام کے ذریعہ درج کردہ مہارت کی ہماری فہرستوں کا جائزہ لینے میں بھی مدد مل سکتی ہے۔
اعلی آفس اسسٹنٹ ہنر
زبانی مواصلات کی مہارت: مواصلات دفتر کے معاون کے لئے ایک نرم نرم مہارت ہے۔ آپ کو اپنے نگران ، ساتھی آفس عملہ ، پیشہ ور افراد جن کی آپ مدد کرتے ہیں ، اور ممکنہ طور پر مؤکلین یا اسی تنظیم کے دوسرے دفاتر میں لوگوں سے بات چیت کرنی ہوگی۔ آپ سب ایک ٹیم کی حیثیت سے کام کرتے ہیں ، اور آپ اس کا مرکزی مواصلات کا مرکز ہیں۔ آپ کو ہر دن خوش ، مفید ، باخبر ، باخبر ، اور اچھے سننے کی ضرورت ہوگی۔
- جواب فون
- مؤکل کے تعلقات
- مواصلات
- فون کالز آگے بھیج رہا ہے
- پیغام لینے
- روٹنگ فون کالز
- سوئچ بورڈ
- ٹیلیفون
- زبانی مواصلات
مواصلت کی تحریری ہنر: زیادہ تر دفتری معاون بہت کچھ لکھتے ہیں۔ وہ میمو لکھ سکتے ہیں ، فارم پُر کرسکتے ہیں ، یا خطوط یا ای میل بھیج سکتے ہیں۔ کچھ کمپنی کی ویب سائٹ کے ل content مواد تیار کرتے ہیں یا دوسروں کے ل text متن میں ترمیم کرتے ہیں۔ واضح ، پیشہ ورانہ تحریری مواصلات لازمی ہیں۔
- خط و کتابت
- ای میل
- میل
- میلنگز
- ٹائپنگ
- الفاظ کی چال
- تحریری مواصلات
دوستی: آفس کا معاون پہلا شخص ہوسکتا ہے جو ایک مؤکل دفتر میں داخل ہونے کے بعد دیکھتا ہے۔ اگر اس وقت آفس کا بنیادی رہائشی باہر ہوجاتا ہے تو ، دفتر کا معاون واحد شخص ہوسکتا ہے جو ملاحظہ کرتا ہے۔ آپ کو ہر آنے والے کو مسکراہٹ اور ایک مہربان لفظ کے ساتھ سلام کرنے اور ان کی مدد کرنے کے لئے تیار رہنا چاہئے جہاں تک ان کی ضرورت ہے۔ لہذا ، اچھی باہمی مہارت ایک ضرورت ہے۔
- کسٹمر سروس
- زائرین کی ہدایت کرنا
- لچکدار
- دوستانہ
- مہمانوں کو سلام
- باہمی
- مثبت رویہ
- اعتبار
- خوش آمدید زائرین
ٹیکنالوجی کی مہارت: پرانے دنوں میں ، سکریٹریوں نے بہت ٹائپنگ کی۔ ٹائمز بدل چکے ہیں اور اسی طرح کی ٹکنالوجی بھی موجود ہے ، لیکن دفتر کے معاونین ابھی بھی کی بورڈ کے سامنے کافی وقت گزارنے کی توقع کرسکتے ہیں۔ ٹائپ رائٹر کے بجائے ، آپ کو کئی طرح کے سافٹ ویئر ایپلی کیشنز کے آس پاس اپنا راستہ جاننا ہوگا۔ یہ بھی جاننا کہ ہلکے ٹیک کی کس طرح مدد کی جانی چاہئے اور بحالی کے پرنٹر کو کس طرح ٹھیک کرنا ہے ، اسے بھی تکلیف نہیں پہنچتی ہے۔
- کمپیوٹر
- ایکسل
- انٹرنیٹ
- مائیکروسافٹ آفس
- مائیکروسافٹ ورڈ
- کوئک بوکس
- ٹکنالوجی
تنظیم: دفتر کے معاونین کو ان کے بہت سے کاموں کو مؤثر طریقے سے جوڑنے کے ل extremely انتہائی منظم ہونا چاہئے۔ آپ کو کیلنڈرز برقرار رکھنے سے لے کر دفتر کو منظم رکھنے تک دوسرے لوگوں کو بھی منظم رکھنے میں مدد کی ضرورت ہوگی۔
- انتظامی مدد
- تقرریاں
- بلنگ
- کیلنڈرز
- علما
- ڈیٹا انٹری
- میل کی فراہمی
- الیکٹرانک فائلنگ
- اخراجات کی رپورٹیں
- فائلنگ
- فرنٹ ڈیسک آپریشنز
- منی ہینڈلنگ
- آفس فرائض
- دفتری سامان
- آفس سپلائی انوینٹری
- آفس کا سامان
- آفس سپورٹ
- تنظیم
- کاغذی کام
- شپنگ
مسئلہ حل کرنے کی صلاحیت: پریشانی حل ، یا تنقیدی سوچ کی مہارتیں ، کسی بھی دفتر کے معاون کے ل important اہم ہیں ، کیوں کہ آپ اکثر وہ شخص ہوں گے جو دوسرے سوالات یا معاملات لے کر آتے ہیں۔
- رابطہ کارخانہ کی سرگرمیاں
- ملاقاتیں
- مسئلہ حل کرنے کی صلاحیت
- انکوائریوں کا جواب دیں
- شیڈولنگ
- کالوں کی اسکریننگ اور ہدایت کاری
- اسپریڈشیٹ
- ٹیم ورک
- وقت کا انتظام
- سفر کے انتظامات
