ایک میٹنگ قائد کے کردار اور ذمہ داریاں
مواد
میٹنگ لیڈر وہ ملازم ہوتا ہے جو منصوبہ بندی ، تنظیم سازی ، اس کے بارے میں تفصیلات کا انتظام کرنے ، اور شرکا کو میٹنگ میں مدعو کرنے کا ذمہ دار ہوتا ہے۔ وہ وہ ملازم ہیں جو حقیقی اجلاس کی پیشرفت کے ذمہ دار اور ذمہ دار ہیں۔ وہ میٹنگ سے پہلے ، دوران اور بعد میں ایکشن لیتے ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ میٹنگ کامیابی کے ساتھ اپنے مقاصد تک پہنچ جائے۔
اجلاس کی قیادت کون کرتا ہے؟
جلسے اور ٹیموں کو کامیاب بنانے میں جلسہ کا قائد کلیدی حیثیت رکھتا ہے۔ وہ ملازم جو اجلاس قائد کے طور پر کام کرتا ہے وہ تنقیدی لحاظ سے اہم ہے۔ کچھ میٹنگوں میں ، رہنما محکمہ کے سربراہ ، ٹیم لیڈر ، یا کسی اقدام کی رہنمائی کے لئے سینئر مینجمنٹ کے ذریعہ مقرر کردہ فرد ہوتا ہے۔ ان ملازمین کو ان کے قائدانہ کردار کے لئے منتخب کیا گیا تھا کیونکہ وہ ایک مینیجر یا قائد کی حیثیت سے ان کی مہارت سمجھی جاتی تھی۔
دوسرے اوقات ، ایک ملازم فطری طور پر قائد کے طور پر سامنے آسکتا ہے۔ یہ رہنما ایسے ملازمین ہیں جن کا دوسرے ملازم تلاش کرتے ہیں اور ان کا احترام کرتے ہیں۔ دوسرے مواقع پر ، ایک ٹیم تمام ممبروں میں قائدانہ کردار کو گھمانے کا فیصلہ کر سکتی ہے۔ اس سے ٹیم کے تمام ممبران عمومی طور پر قائدین سے ملنے ، اور کامیاب جلسے کرنے میں اپنی صلاحیتوں کو فروغ دیتے رہتے ہیں۔
اجلاس قائد کی ذمہ داریاں
اجلاس کے قائد کی اہم ذمہ داریاں درج ذیل ہیں۔
- اس مقصد ، کام یا مقصد کا تعین کرتا ہے جسے پورا کرنا ضروری ہے۔ یہ اکثر اسائنمنٹ یا رہنما کی ملازمت کی تفصیل کا حصہ ہوتا ہے۔
- فیصلہ کرتا ہے کہ کیا اجلاس کسی مقصد یا مقصد کے حصول یا مطلوبہ نتائج کے حصول کے لئے بہترین ممکنہ طریقہ ہے۔ سوال کا جواب دیں: کیا میٹنگ کی ضرورت ہے؟
- اس بات کا تعین کرتا ہے کہ اجلاس کے منصوبے کیلئے کس کو مدد کی ضرورت ہے۔
- کسی ٹیم کے ساتھ یا رہنما کی حیثیت سے ، اجلاس کے ایجنڈے کا فیصلہ کرتے ہیں۔ (جاری میٹنگوں میں ، یہ کام موجودہ اجلاس کے اختتام پر پورا ہوتا ہے۔)
- مشترکہ تنظیمی کیلنڈر کا استعمال کرتے ہوئے اکثر ، تاریخ ، وقت اور مقام کا تعین کرتا ہے۔
- پہلے سے کام کرنا جیسے پڑھنا ، مالی معلومات ، تاریخ ، متعلقہ ٹیم سے ملنے والے منٹ ، وغیرہ کو ایک ساتھ رکھتا ہے۔
- شرکاء کو دعوت دیتا ہے اور اسائنمنٹ تقسیم کرتا ہے اور پہلے سے کام کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ زیادہ سے زیادہ وقت مل سکے تاکہ شرکاء میٹنگ کے لئے تیار ہوں۔
- اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ میٹنگ میں کارروائی اور کسی بھی وابستگی ، ایکشن آئٹمز ، یا فیصلوں کی دستاویز کرنے کے لئے ریکارڈر یا منٹ لینے والا ہے۔ میٹنگ کے منظم انداز میں انجام دینے کے لئے ، جب کوئی ٹائم کیپر مقرر کرتا ہے۔
- شرکا کو گرمانے اور ایسا ماحول پیدا کرنے کے لئے آئس بریکر کا استعمال کریں جس میں میٹنگ کے شرکاء ایک دوسرے سے بات چیت کرنے اور خیالات اور معلومات کا تبادلہ کرنے میں راضی ہوں۔
- جلدی پہنچتا ہے اور اجلاس کو کام پر ، ٹریک پر رکھتے ہوئے ، اور تمام شرکاء کو شامل کرکے اس کی رہنمائی کرتا ہے لہذا ہر ایک یہ محسوس کرتا ہے کہ ان کی موجودگی میٹنگ میں ضروری تھی۔ یہ اگلی میٹنگ میں ان کی شرکت کو یقینی بناتا ہے
- کمپنی کے اجلاس کو مسالا بنائیں تاکہ شرکاء کو بے ہودہ اور بور محسوس نہ ہو۔ چاہے آئس بریکر ، ہنسی مذاق یا تفریحی مثالوں کا استعمال کریں ، کوئی بھی ملاقات ہنسے بغیر ختم نہیں ہونی چاہئے۔
- یقینی بناتا ہے کہ اگلے اقدامات اور ایکشن آئٹمز تفویض اور سنبھالے گئے ہیں۔
- اجلاس کو مختصر کرتا ہے اور اگلی میٹنگ کے ایجنڈے کا ارادہ رکھتا ہے۔
- اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ رضاکارانہ طور پر کسی پریشانی کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو عمل کے آئٹمز ٹریک پر ہیں اور مدد اور / یا وسائل کی پیش کش کے ل meetings اجلاسوں کے مابین شرکاء کے ساتھ عمل کریں۔
اضافی قائدانہ کردار
میٹنگ کے رہنما ان ذمہ داریوں کو نبھاتے ہیں لیکن اس میں مواصلات ، رپورٹنگ اور ٹیم کے ساتھی کی کارکردگی سے بھی وابستہ کردار ہیں۔
کسی ٹیم یا میٹنگ کے جو ہر فرد کام کرتا ہے اس کی ذمہ داری ہوتی ہے کہ وہ اپنے محکمہ یا فنکشن کو میٹنگ یا جاری ٹیم کی سرگرمیوں اور پیشرفت سے آگاہ کرے۔ ان کے ساتھ یہ ذمہ داری بھی عائد ہوتی ہے کہ وہ ساتھی کارکنوں سے ان پٹ لیں جو ٹیم میں نہیں ہیں یا میٹنگ میں نہیں ہیں۔ ہر ملازم ہر اجلاس میں شریک نہیں ہوسکتا۔
رہنما کی اضافی ذمہ داری عائد ہوتی ہے کہ وہ موثر رابطے اور آراء کے ذریعے سینئر مینیجرز کو شامل رکھیں اور انھیں آگاہ کریں۔ ٹیم سے باہر ملازمین سے ملکیت کی تعمیر یا میٹنگ ، خاص طور پر تنظیم کے رہنماؤں ، یہ یقینی بناتی ہے کہ ٹیم یا میٹنگ اپنے حلوں یا نظریات کی ترقی ، عمل درآمد اور انضمام میں کامیاب ہے۔
اگر میٹنگ میں شریک شریک میٹنگ میں غیر موثر کارکردگی کا مظاہرہ کررہا ہے تو ، رہنما کی ذمہ داری عائد ہوتی ہے کہ وہ میٹنگ کے دوران موثر میٹنگ لیڈر تراکیب اور میٹنگ سے باہر موثر کوچنگ کے ذریعے سلوک کو درست کریں۔ ایک میٹنگ میں شامل شریک جو اپنی رائے سے اجارہ داری بناتا ہے یا دوسرے ممبروں پر تنقید کرتا ہے اس سے پہلے کہ انفرادی طور پر اجلاس کی کامیابی کو سبوتاژ کرے۔
یہ حرکتیں اس وقت تک ضروری ہیں جب تک کہ شرکاء کو ملنے والی راحت اور پختگی کی سطح تک نہ پہنچ پائے جو ان کو اپنے آپ میں گھماؤ پھرا کر قائد کی مدد کرنے کی اجازت دیتا ہے کیوں کہ غیر موثر واقعات پیش آتے ہیں اور غیر فعال ممبران ترقی میں رکاوٹ ڈالتے ہیں۔
ایک موثر میٹنگ رہنما اس بات کی ضمانت نہیں دیتا ہے کہ کوئی پروجیکٹ یا ٹیم کامیابی کے ساتھ انجام دے گی ، لیکن جب وہ پروجیکٹ ، محکمہ ، میٹنگ یا ٹیم کامیاب ہوجاتے ہیں تو وہ کلیدی تعاون کرنے والا عنصر ہوتا ہے۔
جب منٹ مناسب طریقے سے تحریری طور پر اور بروقت تقسیم کیے جاتے ہیں تو میٹنگ کے منٹ کامیاب ملاقاتوں میں مؤثر مددگار ثابت ہوتے ہیں۔
