سرزنش کے ملازمین کی کارکردگی کے خطوط کیسے لکھیں
مواد
- خطوطی جوابی کارروائی کے اجزاء
- دستخطوں کی اہمیت
- ملازمین کے جواب کے لئے ایک موقع دیں
- سرزنش کا نمونہ خط
- دوبارہ مذمت کا نمونہ خط # 1 (ٹیکسٹ ورژن)
- سرزنش کا نمونہ خط # 2 (ٹیکسٹ ورژن)
- ملازمین کی رسید کی منظوری
ملامت کے خطوط سپروائزر کے ذریعہ تحریری خطوط ہیں جو کارکردگی کے مسئلے کا سرکاری بیان فراہم کرتے ہیں جس میں ملازم کو بہتر کرنا ضروری ہے۔ خطوطی رسالت اکثر باضابطہ انضباطی کارروائی کے عمل میں ایک قدم ہوتا ہے جس کے نتیجے میں ملازم تک اضافی تادیبی کارروائی ہوسکتی ہے اور اگر ملازم بہتر نہیں ہوتا ہے تو ملازمت کی برطرفی بھی شامل ہے۔
ملازمین اور آجر کے ل employee ملازمین کی کارکردگی کی پریشانی کی دستاویزات میں خطوطی سرزنش ایک اہم جز ہے۔ سرزنش کے تحریری خطوط واضح طور پر اور خصوصی طور پر اس کارکردگی کو بتاتے ہیں جس میں کارکردگی کو بہتر بنانا ہوگا اور اگر کارکردگی میں بہتری نہیں آتی ہے تو اس کے نتائج برآمد ہوں گے۔
کاروباری رسمی خطوط عام طور پر کسی سپروائزر کی زبانی کوچنگ کی کوششوں کے بعد ہوتے ہیں۔ تاہم ، وہ اکثر ملازم سے زبانی اصلاح سے پہلے آتے ہیں — جسے زبانی انتباہ یا رسمی زبانی انتباہ کہا جاتا ہے۔ تمام اقدامات میں کارکردگی کے مسئلے یا کارکردگی سے متعلق مسائل پر توجہ دی جانی چاہئے۔
خطوطی جوابی کارروائی کے اجزاء
سرزنش کے موثر خطوط میں متعدد اجزا مشترک ہیں۔ ان کے پاس مسئلہ یا کارکردگی کے مسئلے کا واضح بیان ہونا چاہئے جس میں ملازم کو بہتر بنانا ہوگا۔ اس میں کئی طریقوں کی مثال دی جاسکتی ہے جن میں ملازم کارکردگی کی توقعات کی تعمیل کرنے کے لئے اپنی کارکردگی کو تبدیل کرسکتا ہے۔ مثالیں دینا ملازم کو سپروائزر اور کمپنی کی توقعات کے آس پاس مشترکہ تصویر کے مشترکہ معنی فراہم کرتا ہے۔
اگر متعلق ہو تو ، ایک ٹائم لائن شامل کریں جس میں ملازم کی کارکردگی کو بہتر بنانا ہوگا۔ یہ حوالہ مقررہ تاریخ یا اختتامی تاریخ کی صورت میں ہوسکتا ہے جس وقت سپروائزر ملازم کی کارکردگی کا دوبارہ جائزہ لے گا۔
یہ وضاحت کریں کہ غیر کارکردگی سے نہ صرف ملازم بلکہ ملازمت کی جگہ اور تنظیم کی کامیابی پر کیا اثر پڑتا ہے۔ اگر ملازم ان کی کارکردگی میں بہتری میں ناکام ہو جاتا ہے تو اس کے نتائج کے بارے میں ایک واضح بیان دیں جیسا کہ سرزنش کے خط میں بیان کیا گیا ہے۔
دستخطوں کی اہمیت
جب سرزنش کرنے کی بات آتی ہے تو نگران یا ملازم کے مینیجر کے دستخط اہم ہوتے ہیں۔ خط میں عام طور پر ایک بیان ہوتا ہے جس پر ملازم کے دستخط ظاہر کرتے ہیں کہ انہیں خط موصول ہوا ہے۔ اس سے یہ لازمی طور پر ظاہر نہیں ہوتا ہے کہ وہ اس کے مندرجات سے متفق ہیں۔ آپ کو الفاظ میں مخصوص ہونا چاہئے تاکہ ملازم یہ سمجھ سکے کہ وہ رسید کو غلط کام نہیں کرنے کا اعتراف کررہے ہیں۔
ملازمین کے جواب کے لئے ایک موقع دیں
آپ کو ملازمین کو سرزنش کے خط میں اٹھائے گئے معاملات کا جواب دینے کا موقع دینا چاہئے۔ اعتراض تحریری ، تاریخ ، اور ملازم کے دستخط پر ہونا چاہئے۔ ملازم اتفاق رائے سے اتفاق کرسکتا ہے ، عدم برداشت کا اظہار کرسکتا ہے ، وغیرہ۔ ملازم کے ذریعہ لکھے جانے والے ریبٹالز سرزنش کے اصل خطوط سے منسلک ہیں۔
سرزنش کا نمونہ خط
یہ سرزنش کے خط کی ایک مثال ہے۔ دوبارہ سرزنش ٹیمپلیٹ (گوگل دستاویزات اور ورڈ آن لائن کے ساتھ ہم آہنگ) ڈاؤن لوڈ کریں یا مزید مثالوں کے لئے نیچے دیکھیں۔
دوبارہ مذمت کا نمونہ خط # 1 (ٹیکسٹ ورژن)
منجانب: جیفری جونز
منجانب: جارج پیٹرسن
تاریخ: یکم ستمبر 2018
جواب: ملامت کا خط
آپ کو مطلع کرنے کے لئے یہ رسوا کا ایک باضابطہ خط ہے کہ آپ کی کارکردگی شراکت کی متوقع سطح کو پورا نہیں کررہی ہے۔ کسٹمر سپورٹ کے تکنیکی ماہر کی حیثیت سے آپ کی ملازمت میں ، ملازمت کی توقعات تکنیکی معاون ماہرین اور ان کے منیجر کے پورے گروپ نے تیار کی ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ ہر تکنیکی مدد کے ماہر کی کارکردگی کے لئے قبول شدہ معیار ہیں۔
آپ مندرجہ ذیل طریقوں سے پرفارم کرنے میں ناکام ہو رہے ہیں۔
- ایک ہفتہ میں آپ کی خدمت کرنے والے صارفین کی تعداد اس معیار سے 30 فیصد سے کم ہے جس کے باقی ٹیک سپورٹ ماہرین مل رہے ہیں۔
- آپ جن مشکلات کا جواب دینے کے لئے منتخب کرتے ہیں اس کی ڈگری 40 فیصد اس معیار سے کم ہے جس کا باقی عملہ حاصل کر رہا ہے۔
- گاہک آپ کے ساتھ فون پر خرچ کرنے والے وقت کی لمبائی باقی عملے سے 25٪ تک بڑھ جاتا ہے۔
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، اپنی ملازمت کے لئے کارکردگی کی تین اہم ترین پیمائشوں میں ، آپ کامیاب نہیں ہو رہے ہیں۔ آپ کے سپروائزر نے آپ کے ساتھ متعدد بار بات کی ہے اور آپ نے اضافی تربیت حاصل کی ہے۔ اس کے نتیجے میں ، ہم سمجھتے ہیں کہ آپ انجام دینے کو تیار نہیں ہیں۔ اس سے ٹیک کے باقی عملے کے کام کے بوجھ پر بری طرح اثر پڑ رہا ہے۔
ہمیں کارکردگی کے تینوں شعبوں میں فوری طور پر بہتری دیکھنے کی ضرورت ہے یا اضافی تادیبی کاروائی تک اور اس میں ملازمت کی منسوخی بھی شامل ہوگی۔ ہمیں یقین ہے کہ آپ سدھار سکتے ہیں۔ ہمیں فوری بہتری دیکھنے کی ضرورت ہے۔
جارج پیٹرسن ، سپروائزر
ماریان ڈیمارک ، ہیومن ریسورس منیجر
سرزنش کا نمونہ خط # 2 (ٹیکسٹ ورژن)
منجانب: لنڈا روڈریگ
منجانب: مریم ولمونٹ
تاریخ: یکم ستمبر 2018
جواب: ملامت کا خط
سرزنش کے اس خط کا مقصد آپ کو باضابطہ طور پر نوٹس پر رکھنا ہے کہ آپ کی حاضری آپ کی ملازمت پوری کرنے کی صلاحیت پر منفی اثر ڈال رہی ہے۔ جبکہ تنخواہ دار ، مستثنیٰ ملازمین کو مخصوص گھنٹے کام کرنے کی ضرورت نہیں ہے ، چالیس گھنٹے کا ورک ویک معیاری اور متوقع ہے۔
آپ اپنی نئی ملازمت شروع کرنے کے بعد سے ہفتے میں کم از کم ایک دن کام کے لئے ظاہر کرنے میں ناکام رہے ہیں اور ہفتے میں صرف بتیس گھنٹے کام کر رہے ہیں۔ آپ کے مینیجر نے آپ کو ذاتی یا خاندانی طبی امور کے لئے ایف ایم ایل اے کی وقت کی دستیابی سے آگاہ کیا ہے۔ اس نے آپ سے یہ بھی پوچھا ہے کہ کیا آپ کو رہائش کی ضرورت ہے تاکہ آپ اپنا کام مؤثر طریقے سے انجام دے سکیں۔
انہوں نے مشورہ دیا ہے کہ آپ ان امور اور اپنی حاضری پر بات کرنے کے لئے محکمہ ہیومن ریسورس کا دورہ کریں۔ آپ نے ان تینوں مواقع سے انکار کردیا ہے جن کی پیش کش ہم نے آپ کو اس خراب کارکردگی کو بہتر بنانے میں مدد کرنے کی پیش کش کی ہے۔
حقیقت یہ ہے کہ آپ چالیس گھنٹوں سے بھی کم وقت میں اپنا کام انجام نہیں دے سکتے ہیں۔ آپ کو اپنے کام کی ذمہ داریوں کی آخری تاریخ ختم ہو رہی ہے اور آپ کی تاخیر سے آپ کے مارکیٹنگ کے شعبہ کے ساتھی کارکنوں کے کام کو بری طرح متاثر کر رہا ہے۔ آپ کی کارکردگی میں ناکام ہونے کے نتیجے میں وہ اپنی آخری تاریخ سے محروم ہیں۔
مزید برآں ، جب آپ کے ساتھی کارکنوں کو تفویض کیا جاتا ہے تو آپ کا نامکمل کام ان کے بوجھ کو اوورلوڈ میں ڈال رہا ہے کیونکہ ان کے پاس پہلے ہی ایسی ملازمتیں ہوتی ہیں جن میں ہفتے میں چالیس گھنٹے کام کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ غیر منصفانہ ہے اور ہم شروع ہونے والے کام کے مقام پر ہونے والے ان منفی اثرات کو برداشت نہیں کریں گے۔
ہمیں آپ کی حاضری میں فوری بہتری دیکھنے کی ضرورت ہے یا ہم آپ کا روزگار ختم کردیں گے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو ہفتے میں پانچ دن کام پر جانا چاہئے۔ اگر آپ ہفتے میں پانچ دن کام پر جانے میں ناکام رہتے ہیں تو ، آپ اپنے اہداف کو پورا نہیں کرسکتے ہیں جس کے لئے آپ کو ملازمت دی گئی ہے۔
ہماری معیاری معاوضہ وقت کی پالیسیاں آپ کو چھ بیمار دن اور دو ذاتی چھٹی دن دیتی ہیں جو آپ کو ایک سال کے دوران استعمال کرنا چاہ.۔ آپ کو چھٹی کے دن پہلے ہی درخواست دینی ہوگی۔
آپ پہلے ہی اپنے چار بیمار دن اور اپنے تمام ذاتی دن اپنی موجودہ غیر موجودگیوں کے ساتھ استعمال کر چکے ہیں۔ ہم آپ کو زیادہ وقت دینے کا ارادہ نہیں رکھتے ہیں۔ اس سے آپ کو صرف دو بیمار دن اور آپ کی چھٹی کی ادائیگی کا وقت باقی رہ جاتا ہے جس کے لئے آپ کو پیشگی درخواست کرنا ہوگی۔
اگر آپ کو دستیاب ادائیگی کے وقت سے زیادہ کی کمی ہو تو ہم آپ کا ملازمت ختم کردیں گے۔ ہم امید کرتے ہیں کہ آپ سمجھ گئے ہوں گے کہ آپ اپنی ملازمت کھونے کے کتنے قریب ہیں۔ آپ کو مزید انتباہ نہیں ملے گا۔
حوالے،
مریم ولمونٹ ، منیجر
تھامس ساکھ ، انسانی وسائل کے ڈائریکٹر
ملازمین کی رسید کی منظوری
ملازمین کی سرزنش کرنے والی کارروائیوں کا کاغذی ٹریل بنانا ضروری ہے۔ اس عمل سے یہ ثبوت پیدا کرنے کی اجازت ملتی ہے کہ ملازم کو پریشانی کا مناسب نوٹس موصول ہوا ہے اور صورتحال سے نمٹنے کے لئے اقدامات جیسے مشاورت جیسے اقدامات کیے گئے ہیں۔
رہنمائی کے لئے رسید کی ایک سادہ سی شناخت سے یہ واضح ہوتا ہے کہ ملازم کو سرزنش ہوئی ہے۔
