پروجیکٹ مینجمنٹ ٹیم احتساب کے نکات

مواد

• کک آف میٹنگ میں احتساب سے خطاب کریں
• کاموں کی باہمی ربط کو اجاگر کریں
• ایکشن آئٹمز کے بارے میں عوامی وعدے حاصل کریں
• ایکشن آئٹمز پر عوامی طور پر فالو اپ کریں
• ناقص کارکردگی کا مقابلہ کریں
• جب ضروری ہو تو کارکردگی کے امور کو بڑھائیں

احتساب ، جو ہر منصوبے کی کامیابی کے لئے اہم ہوتا ہے ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ کسی پروجیکٹ مینیجر کو چیزوں کو انجام دینے کے لئے لوگوں کو نوزائیدہ ، مائکرو مینجمنٹ یا براؤب بیٹ کرنا ہوگا۔ اس طرح کی تدبیریں اکثر پراجیکٹ مینیجر کے لئے تنازعات اور عداوت کا باعث بنتی ہیں۔ لوگوں کو جوابدہ رکھنے والے واحد فرد ہونے کی بجائے ، پروجیکٹ مینیجر کے ذریعہ ایک بہتر نقطہ نظر اختیار کرسکتا ہے جس سے پوری ٹیم کو اس منصوبے کے احتساب کو برقرار رکھنے کی تقویت مل سکتی ہے۔ کسی منصوبے میں احتساب کی تشکیل کے 6 طریقے یہ ہیں:

کک آف میٹنگ میں احتساب سے خطاب کریں

پروجیکٹ کیک آف میٹنگ پروجیکٹ ٹیم کو پروجیکٹ کے بارے میں پرجوش کرنے اور اس کی توقعات طے کرنے کا ایک وقت ہے کہ پروجیکٹ کیسے چل رہا ہے۔ اس منصوبے کے بنیادی اصول کی حیثیت سے احتساب کا سامنے رکھنا بہت ضروری ہے۔

کک آف میٹنگ میں ، پروجیکٹ کا کفیل اور پروجیکٹ منیجر اپنی توقعات واضح کرتے ہیں۔ پروجیکٹ کا کفیل یہ نوٹ کرتا ہے کہ وہ کس طرح پروجیکٹ مینیجر کو جوابدہ بنائیں گے اور پروجیکٹ منیجر ہر دوسرے کو کس طرح جوابدہ بنائے گا۔

احتساب وہاں نہیں رکتا ہے۔ ان نکات پر روشنی ڈالتے ہوئے ، پروجیکٹ منیجر ٹیم ممبروں کو یہ جاننے دیتا ہے کہ وہ ان سے توقع کرتے ہیں کہ وہ انھیں پروجیکٹ مینیجر کو بھی جوابدہ ٹھہراسکیں۔ پروجیکٹ منیجر یہ بھی نوٹ کرتا ہے کہ وہ ٹیم کے ممبروں کو کس طرح ایک دوسرے کو جوابدہ رکھنے کی توقع کرتے ہیں۔ جب تک ٹیم کے تمام اراکین پیشہ ورانہ مہارت اور دوسروں کے لئے احترام برقرار رکھیں ایک دوسرے کو پکارنے کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے۔

ان بیانات سے احتساب کا ایک واضح نظام قائم ہے۔ پروجیکٹ مینیجر حتمی طور پر اس منصوبے کی کامیابی کا ذمہ دار ہے ، لیکن کامیابی کے لئے ، پروجیکٹ مینیجر توقع کرتا ہے کہ ہر شخص جوابدہ ہوگا اور ایک دوسرے کو جوابدہ ہوگا۔

کاموں کی باہمی ربط کو اجاگر کریں

منصوبوں میں تقریبا ہمیشہ ایک دوسرے پر منحصر کام شامل ہوتے ہیں۔ اس منصوبے کو کامیاب بنانے کے لئے کچھ چیزوں کو تسلسل میں ہونے کی ضرورت ہے۔ چونکہ ایک پروجیکٹ مینیجر ٹیم کو کسی پروجیکٹ کی تفصیلات بتاتا ہے ، اس لئے کہ پروجیکٹ مینیجر کو یہ اجاگر کرنے کے بارے میں جان بوجھ کر ہونا چاہئے کہ کاموں کو آپس میں کس طرح جوڑتے ہیں۔

بعض اوقات کام بیک وقت چلتے ہیں۔ یہ ضرورت سے ہو یا کارکردگی کے مفاد میں ہوسکتا ہے۔ کام مکمل ہونے کے بعد ، ان کے کام کی مصنوعات کو بعد میں کسی کام میں استعمال کرنے کے لئے ڈال دیا جاتا ہے۔ احتساب کا ڈھانچہ مندرجہ بالا مثال کی طرح کام کرتا ہے۔ بعد میں کام کرنے والے افراد پچھلے کاموں پر کام کرنے والوں کو جوابدہ رکھتے ہیں۔

پروجیکٹ مینیجر کے ذریعہ ٹیم ممبروں کو یہ دکھا کر کہ کیسے کام ایک دوسرے سے متعلق ہیں اور ٹیم کے ہر ممبر کو ٹیم کے دوسرے ممبروں کے مفاد کے ل good کس طرح اچھ workے کام کرنے کی ضرورت ہے ، پروجیکٹ مینیجر ٹیم کے ممبروں کو ایک دوسرے کو جوابدہ رکھنے کی ترغیب دیتا ہے۔

اگر ایک ٹیم کا ممبر کسی کام کو اس وقت تک شروع نہیں کرسکتا جب تک کہ دوسرا ٹیم کا ممبر اپنا کام ختم نہ کرے ، ٹیم کے منحصر دوسرے ٹیم کے ممبر کی کامیابی میں اس کی دلچسپی ہے اور وہ اس ٹیم ممبر کو بروقت اور اعلی معیار کی کارکردگی کے لئے جوابدہ ٹھہرائے گا۔

ایکشن آئٹمز کے بارے میں عوامی وعدے حاصل کریں

پروجیکٹ مینیجرز کی ٹیم میٹنگوں کا انعقاد کرنے کی ایک وجہ اگلے اقدامات کا تعین کرنا ہے جس پر منحصر ہے کہ پروجیکٹ کس طرح ترقی پایا ہے۔ جب ممکن ہو تو ، منصوبے کے مطابق معاملات چلنا چاہئے ، لیکن جب غیر متوقع معاملات سامنے آجاتے ہیں تو ، ان کو سنبھالنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ کون اس مسئلے کو سنبھالنے پر راضی ہے ، ٹیم کا ممبر جو کام سنبھالتا ہے ، پروجیکٹ مینیجر کو دستاویز کرنا چاہئے کہ کیا کیا جانا ہے اور کب تک اسے مکمل کیا جانا چاہئے۔

اس کے بعد ایکشن آئٹم کو میٹنگ نوٹ میں یا ایکشن آئٹم لاگ میں شامل کیا جانا چاہئے۔ پروجیکٹ مینجمنٹ کے مختلف فلسفے اس کو مختلف انداز میں کرتے ہیں۔ اہم بات یہ ہے کہ آئندہ حوالہ کے ل action ایکشن آئٹمز لکھیں۔

ایکشن آئٹمز پر عوامی طور پر فالو اپ کریں

جب ٹیم کے ممبران وعدے کرتے ہیں تو ، پوری ٹیم کو لازمی طور پر کام کو مکمل کرنے پر انحصار کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔ ان وعدوں کو لکھنا بہت اچھا ہے ، لیکن کاموں کو مکمل کرنے کی ضرورت ہے۔

جیسا کہ کام تفویض کیے جاتے ہیں ، پروجیکٹ مینیجر کو ٹیم کے ممبروں کی بات پر قائم رہنے کو یقینی بنانے کے ل follow عمل کرنا چاہئے۔ احتساب کو بانٹنے کا بہترین حصہ یہ ہے کہ پروجیکٹ مینیجرز کو برا آدمی نہیں ہونا چاہئے۔

ایک بار جب پروجیکٹ مینیجر جوابدہی کی فضا قائم کر لے تو ، پروجیکٹ مینیجر کو کسی ایسے شخص کو لیمبسٹ لگانے کی ضرورت نہیں ہوگی جو عمل نہیں کرتا ہے۔ گروپ کی حرکیات صورتحال کا خیال رکھے گی۔ ہم مرتبہ کا دباؤ مثبت کام کرسکتا ہے۔ پروجیکٹ مینیجر کو محض ایکشن آئٹم پر توجہ دینے اور ذمہ دار شخص کو بولنے کی ضرورت ہے۔

وقتا فوقتا ، پروجیکٹ مینیجر کو جانچ کے سوالات کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے کہ کیوں کسی عہد کو پورا نہیں کیا گیا ، لیکن عام طور پر ، ذمہ دار فرد غلطیوں ، غلط فہمیوں یا رکاوٹوں کے بارے میں آئندہ ہوتا ہے اور اصل کارروائی کے آئٹم کو مکمل کرنے کے لئے ایک نئی عزم کا مظاہرہ کرتا ہے اور ممکن ہے کہ کارکردگی میں کسی خرابی کے لئے کفارہ دیا جائے۔

ناقص کارکردگی کا مقابلہ کریں

پروجیکٹ ٹیم کے ممبر کی ناقص کارکردگی ایک مسئلہ ہے جس کے پروجیکٹ مینیجرز کو تیزی سے اور سفارتی طور پر نمٹنا چاہئے۔ اگر پروجیکٹ ٹیم کے دیگر ممبران ناقص کارکردگی کو برداشت کرتے ہوئے دیکھتے ہیں تو ، ان کی حوصلہ افزائی کم ہوجائے گی ، اور امکان ہے کہ اس کے مطابق ان کی کارکردگی میں کمی واقع ہوگی۔

تاہم ، جب پروجیکٹ مینیجر توقعات پر پورا نہیں اترتے ہیں تو ناقص اداکاروں کو کم کرنے کیلئے بز سپاس نہیں ہوسکتے ہیں۔ چیزوں کو جلدی سے سنبھالنے اور انھیں انسانی طور پر سنبھالنے کے مابین یہ ایک توازن عمل ہے۔

ناقص کارکردگی خود سے دور نہیں ہوتی ہے۔ اس میں تاخیر کی اجازت نہیں دی جاسکتی ہے ، اس کے باوجود پروجیکٹ مینیجرز کو ان کے طرز عمل کو درست کرنے کے ل per ناقص اداکاروں کا وقت برداشت کرنا چاہئے جب یہ ان کی توجہ میں آجاتا ہے۔

جب ضروری ہو تو کارکردگی کے امور کو بڑھائیں

اگر ایک دوسرے کے ساتھ خراب کارکردگی سے نمٹنا کام نہیں کرتا ہے تو ، پروجیکٹ مینیجر کو اس مسئلے کو ٹیم ممبر کے سپروائزر کے پاس بڑھانا ہوگا۔ اگر یہ ناکام ہوتا ہے تو ، منصوبے کے کفیل کو مداخلت کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔

پروجیکٹ اسپانسر کے سامنے کسی مسئلے کو بڑھانے سے پہلے ، پروجیکٹ مینیجر کو دوسرے تمام اختیارات ختم کردینا چاہ.۔ ناقص کارکردگی کی صورت میں ، پراجیکٹ مینیجر کو پروجیکٹ سپانسر کے ساتھ مخصوص ہونا چاہئے اور اس مسئلے کو حل کرنے کے لئے سفارشات پیش کرنا چاہ.۔

اگر پروجیکٹ مینیجر کسی دوسرے لائن مینیجر کے ذریعہ ٹیم کے ممبر کی صلاحکاری چاہتا ہے تو ، مثال کے طور پر ، پروجیکٹ مینیجر کو یہ کہنا چاہئے۔ اگر پروجیکٹ مینیجر ٹیم ممبر کو تبدیل کرنا چاہتا ہے تو ، پروجیکٹ مینیجر کو ایسی درخواست کرنی چاہئے۔ پروجیکٹ مینیجر کو اختیارات فراہم کرنا چاہ and اور ہر آپشن کے پیشہ اور موافق کو اجاگر کرنا چاہئے۔