پروفیشنل ای میل پیغامات کو کیسے لکھیں اور بھیجیں
مواد
- آپ کے ای میل پیغام میں کیا شامل کریں
- آپ کے ای میل پیغام میں کیا شامل نہیں
- کامل پروفیشنل ای میل پیغامات کو یقینی بنانے کے لئے نکات
- پروفیشنل ای میل پیغام کی مثالوں کا جائزہ لیں
- نمونہ ای میل پیغام # 1: استعفی خط
- نمونہ ای میل پیغام # 2: حوالہ کی درخواست
- کلیدی ٹیکا ویز
- کلیدی ٹیکا ویز
آپ کے ای میل پیغام میں کیا شامل کریں
- موضوع لائن: مضمون کی لکیر لکھنے کے لئے اپنے مقصد کو اختصار کے ساتھ بتانا چاہئے۔ آپ کے مضمون کی لائن اتنا ہی آسان ہوسکتی ہے جتنا "شکریہ" یا "سفارش کی درخواست"۔
- سلام: یہاں تک کہ اگر آپ بہت مختصر ای میل لکھ رہے ہیں تو ، ایک مبارکباد بھی شامل کریں۔ اگر آپ اس شخص کا نام جانتے ہیں تو اس میں شامل کریں۔ جب تک آپ اس فرد کے ساتھ اول نام کی بنیاد پر نہ ہوں ، ان کے عنوان سے انہیں کال کریں۔
- لمبائی: اپنی ای میل کو ہر ممکن حد تک درست رکھیں۔ لوگ لمبی ای میلز کو اچھالتے ہیں ، لہذا صرف ضروری معلومات شامل کریں۔
- اختتام: ایک مختصر "تھینکس ،" "بیسٹ" ، یا کوئی اور سادہ ارسال کریں ، اور پھر اپنے نام کے ساتھ سائن آؤٹ کریں۔ زیادہ تر ای میل اکاؤنٹس آپ کو اپنے نام ، عنوان اور رابطے کی معلومات کے ساتھ ہر ایک ای میل میں دستخط شامل کرنے دیتے ہیں۔ ہر خط و کتابت کو مزید پیشہ ورانہ بنانے کا یہ ایک زبردست طریقہ ہے۔
آپ کے ای میل پیغام میں کیا شامل نہیں
- لکھائی کا انداز: زینت ، چنچل ، یا رنگین فونٹس سے پرہیز کریں؛ یہ آسانی سے وصول کنندہ کو آپ کے اصل پیغام سے ہٹاتے ہیں۔ج andہ بولڈ اور اٹالکس کو بھی زیادہ استعمال کرنے سے گریز کریں ، جس سے ای میل بے ترتیبی ہو۔ یا تو تمام بڑے حروف میں نہ لکھیں۔ یہ ایک ای میل میں ناراض یا حد سے زیادہ کی طرح آتا ہے۔
- جذباتیہ: پیشہ ورانہ ای میل میں جذباتیہ شامل نہ کریں؛ ذاتی خط و کتابت کے ل these ان کو بچائیں۔
کامل پروفیشنل ای میل پیغامات کو یقینی بنانے کے لئے نکات
ایک بار جب آپ اپنا ای میل لکھ چکے ہیں تو ، آپ "بھیجیں" کے بٹن پر کلک کرنے سے پہلے ان تمام مراحل سے گزریں:
- یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام مکمل ہے: اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ڈبل چیک کریں کہ آپ کے ای میل کی سبجیکٹ لائن پُر ہے ، آپ نے ایک دستخط بھی شامل کیا ہے ، آپ صحیح کانٹیکٹ شخص کو میسج بھیج رہے ہیں ، اور آپ نے اس کو پُر کیا ہے بی سی سی اپنے پاس ایک کاپی بھیجنے کے ل field فیلڈ ، تاکہ آپ کے پاس ای میل پیغام کا ریکارڈ موجود ہو۔
- آپ کے ای میل پیغام کا ثبوت: بھیجنے کو مارنے سے پہلے ، یہ بھی یقینی بنائیں کہ آپ اپنی گرائمر اور کیپیٹلائزیشن کی ہجے اور جانچ پڑتال کرتے ہیں۔ وہ ای میل خط و کتابت میں اتنے ہی اہم ہیں جتنا وہ کسی کاغذی خط میں ہیں۔
- ایک ٹیسٹ ای میل پیغام بھیجیں: اس سے پہلے کہ آپ واقعی اپنا ای میل بھیجیں ، پہلے یہ پیغام اپنے آپ کو ارسال کریں کہ چیک کریں کہ فارمیٹنگ کام کرتی ہے اور کچھ بھی جگہ سے باہر نظر نہیں آتا ہے۔ اگر سب کچھ اچھا نظر آتا ہے تو ، آگے بڑھیں اور جس کمپنی یا فرد سے آپ رابطہ کر رہے ہیں اسے ای میل بھیجیں۔
- خود کو ای میل پیغام کی ایک کاپی بھیجیں: کا استعمال کرتے ہیں بی سی سی اپنے پاس ای میل پیغام کی ایک کاپی بھیجنے کے ل field ، آپ کے پاس یہ ریکارڈ موجود ہے کہ آپ نے میسج کب اور کس نے بھیجا تھا۔آپ اپنے بھیجے ہوئے فولڈر میں بھی یہ معلومات حاصل کرسکتے ہیں۔
- اپنی کاپیاں فائل کریں: بہت سے ای میل پروگراموں کی مدد سے آپ فولڈرز ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ ماضی کے اہم ای میلز کو تلاش کرنا آسان ہو۔ اپنے تمام جاب سرچ ای میلز اور دوسرے پروفیشنل ای میلز کے لئے فولڈرز ترتیب دیں اور اپنے پیغامات بھیجنے کے بعد اپنی کاپیاں فائل کریں۔
پروفیشنل ای میل پیغام کی مثالوں کا جائزہ لیں
نمونہ ای میل پیغام # 1: استعفی خط
موضوع لائن: استعفی - باب اسمتھ
محترمہ جونز ،
میں 10 جون سے ٹاؤن اسپتال میں یونٹ کوآرڈینیٹر کی حیثیت سے اپنے عہدے کے لئے اپنا استعفیٰ پیش کرنے کے لئے لکھ رہا ہوں۔
میں اس سے کہیں زیادہ شکرگزار ہوں کہ گذشتہ پانچ سالوں میں آپ کے تعاون اور مدد کے لئے کہتا ہوں۔ ٹیم ورک ، ہیلتھ کیئر ایڈمنسٹریشن ، اور کام سرانجام دینے میں یہاں کام کرنا فرسٹ کلاس تعلیم رہا ہے۔ مجھے آپ سب کے ساتھ مل کر کام کرنے کی کمی محسوس ہوگی ، اور امید ہے کہ آپ رابطے میں رہیں گے۔
براہ کرم مجھے بتائیں کہ کیا میں منتقلی کے دوران کوئی مددگار ثابت ہوسکتا ہوں۔
مخلص،
باب اسمتھ
[email protected]
555-123-4567
نمونہ ای میل پیغام # 2: حوالہ کی درخواست
مضمون: سنتھیا ڈیلی fer حوالہ کی درخواست
محترم باربرا چو ،
حال ہی میں لنکڈ پر ، میں نے XYZ کارپوریشن میں مارکیٹنگ اسسٹنٹ کے عہدے کے لئے نوکری کا اشتہار دیکھا۔ جیسا کہ میں جانتا ہوں کہ اب آپ کئی سالوں سے وہاں موجود ہیں ، میں نے حیرت سے پوچھا کہ کیا آپ مجھے نوکری کے ل refer حوالہ دینے پر راضی ہوجائیں گے۔
میں خاص طور پر یہ دیکھ کر بہت پرجوش ہوا کہ اس کام میں آپ کی ٹیم کے ساتھ ای میل مارکیٹنگ اور سوشل میڈیا مہموں پر زیادہ کام کرنا شامل ہے۔ چونکہ ہم نے آخری بار اے بی سی ایل ایل سی میں ایک ساتھ کام کیا ، اس لئے میں نے حبس سپاٹ ، گوگل تجزیات ، اور سروے مونکی کے ساتھ وسیع تجربہ حاصل کیا ہے۔ میں ان مہارتوں کو XYZ کے لئے کام کرنے کے ل put پسند کروں گا۔
میں نے اپنے تجربے کی فہرست کی ایک کاپی اور اپنے پورٹ فولیو سے ایک لنک منسلک کیا ہے ، تاکہ آپ میرا حالیہ تجربہ دیکھ سکیں۔ براہ کرم مجھے بتائیں کہ کیا آپ کے پاس کوئی سوالات ہیں یا آپ میرے کام کے مزید نمونے دیکھنا چاہتے ہیں۔
بہترین ،
سنتھیا ڈیلی
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
- ہجے اور گرائمر: صرف اس وجہ سے کہ آپ ای میل لکھ رہے ہیں اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو ہجے اور گرائمر کے بارے میں میلا ہونا چاہئے۔ اپنا ای میل بھیجنے سے پہلے احتیاط سے ترمیم کریں۔ غلطی سے پاک پیغام وصول کنندہ کو بتاتا ہے کہ آپ کے ای میل کو سنجیدگی سے لینا چاہئے۔
کلیدی ٹیکا ویز
اسے پیشہ ور رکھیں: کاروباری خط و کتابت پالش کی جانی چاہئے ، یہاں تک کہ جب آپ اسے ای میل کے ذریعہ بھیج رہے ہو۔
جامع رہو: اپنی بات پر پہنچیں اور جتنا ممکن ہو اس کے بارے میں واضح ہوجائیں جس کی آپ کو ضرورت ہے یا پیش کش کرنا ہے۔
ترمیم ، پروف پروف ، ٹیسٹ: یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام غلطیوں اور ٹائپوز سے پاک ہے۔ "بھیجیں" کو مارنے سے پہلے خود کو ایک آزمائشی پیغام بھیجیں۔
ایک ریکارڈ رکھیں: بی سی سی خود اہم خط و کتابت پر آئیں اور آئندہ ریفرنس کے لئے ہر پیغام کو مناسب ای میل فولڈر میں فائل کریں۔
کلیدی ٹیکا ویز
اسے پیشہ ور رکھیں: کاروباری خط و کتابت پالش کی جانی چاہئے ، یہاں تک کہ جب آپ اسے ای میل کے ذریعہ بھیج رہے ہو۔
جامع رہو: اپنی بات پر پہنچیں اور جتنا ممکن ہو اس کے بارے میں واضح ہوجائیں جس کی آپ کو ضرورت ہے یا پیش کش کرنا ہے۔
ترمیم ، پروف پروف ، ٹیسٹ: یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام غلطیوں اور ٹائپوز سے پاک ہے۔ "بھیجیں" کو مارنے سے پہلے خود کو ایک آزمائشی پیغام بھیجیں۔
ایک ریکارڈ رکھیں: بی سی سی خود اہم خط و کتابت پر آئیں اور آئندہ ریفرنس کے لئے ہر پیغام کو مناسب ای میل فولڈر میں فائل کریں۔
