ملازم کی کارکردگی کو دستاویز کرنے کا طریقہ
مواد
- دستاویزات مناسب فیصلہ سازی کے لئے ضروری ہے
- آپ کو ملازم کی کارکردگی کو کیوں دستاویز کرنا چاہئے
- کیا دستاویز کرنا ہے؟
- دستاویز کیسے کریں
- کیا دستاویزات فراہم کرنا ضروری ہے
- دستاویزات اور اسٹور دستاویزات کہاں ہیں
- نیچے کی لکیر
دستاویزات مناسب فیصلہ سازی کے لئے ضروری ہے
انسانی وسائل اور روزگار کی دنیا میں ، کسی ملازم کی کارکردگی کے بارے میں دستاویزات ملازمین کو نظم و ضبط ، ختم کرنے ، یا منصفانہ طور پر فروغ دینے ، انعام دینے اور شناخت کرنے کی آپ کی قابلیت کو توڑ سکتی ہے۔
منتظمین اور ایچ آر اسٹاف کے ل Document دستاویزات ضروری ہے کیونکہ آپ کو اپنے ملازمین کی ملازمت کی تاریخ کے تمام واقعات کو ریکارڈ کرنے کے لئے سنجیدہ کوشش کرنے کی ضرورت ہے۔ کارکردگی کے مثبت اور منفی دونوں واقعات۔
یہاں آپ کو وہ سب کچھ ملے گا جس کی منتظمین اور ایچ آر اسٹاف کو ملازمین کی کارکردگی کو احتیاط سے دستاویز کرنے کی ضرورت ہے۔
آپ کو ملازم کی کارکردگی کو کیوں دستاویز کرنا چاہئے
- دستاویزات اس بات کا ثبوت فراہم کرتی ہیں کہ ملازمت کے ساتھ بروقت اور جامع انداز میں کارکردگی کے امور پر تبادلہ خیال کیا گیا۔
- دستاویزات ملازمین کی بہتری یا وقت کے ساتھ کارکردگی کو بہتر بنانے میں ناکامی کی تاریخ پیش کرتی ہیں۔ یہ تاریخی ہے اور ملازم کے اعمال ، منیجر کے افعال ، اور واقعات کے پیش آنے کی ایک عین مطابق تفصیل۔
- دستاویزات اس بات کا ثبوت فراہم کرتی ہیں جو کسی ملازم کے ساتھ نظم و ضبط یا برطرفی جیسی ناگوار کاروائی کے انتظام کے فیصلوں کی حمایت کرتی ہے۔
- دستاویزات اس بات کی پیش کش کرتی ہیں کہ کوئی ملازم دوسرے ملازمین کے ل promotion بھی فروغ یا مواقع کا مستحق ہے جو اہل بھی ہیں۔
- دستاویزات تنخواہوں میں اضافے ، کمی ، یا کسی ملازم کو کیوں کوئی اضافہ نہیں ہونے کا جواز پیش کرنے کے ثبوت فراہم کرتی ہے۔
- قانونی چارہ جوئی کی صورت میں ، مکمل اور مکمل دستاویزات آجر کے مفادات کا تحفظ کرتی ہیں۔ دستاویزات ایک ناکام ملازم کو ختم کرنے میں انتظامیہ کے اقدامات کی حمایت کرسکتی ہے۔ اس سے یہ بھی ثابت ہوسکتا ہے کہ ملازم کو ان وجوہات کی بنا پر ختم کیا گیا تھا جو قانونی ہیں اور غیر قانونی طور پر امتیازی سلوک جیسے دوسروں کی مخالفت کرتے ہیں۔
کیا دستاویز کرنا ہے؟
مینیجرز کو ملازمین کی کارکردگی ، مثبت شراکت اور کارکردگی کی ناکامی دونوں کو دستاویز کرنے کی ضرورت ہے۔ انہیں اس بات کی دستاویزات کرنے کی ضرورت ہے کہ ملازم نے کیا کیا اور کیا کہا اور منیجر نے کیا کیا اور ملاقات یا گفتگو کے دوران جواب میں کیا کہا۔
آپ کو گفتگو کے دوران کئے گئے کسی بھی معاہدوں ، اہداف کے تعین ، درکار اصلاحات اور مطلوبہ اصلاحات اور بہتری کے لئے ٹائم لائن کی دستاویزات کرنے کی ضرورت ہے۔ دستاویزات میں وہ وعدے بھی شامل ہونے چاہئیں جو مینیجر ملازم کی مدد کے لئے کرتا ہے۔
دستاویز کیسے کریں
ملازمین سے ملاقات یا گفتگو کے دوران یا اس کے فورا بعد دستاویزات لکھنی چاہئیں۔ اس دن جب آپ واقعی میں ہو اس دن ملازم کے ساتھ گفتگو کو تحریر کرنے سے محروم نہیں رہنا چاہئے۔ بعد میں یا دوسرے دن تک انتظار کرنا دستاویزات کے معیار کو متاثر کرتا ہے کیونکہ یہ اس بات پر مبنی ہے جو آپ کو یاد ہے۔
مینیجرز کی بدترین غلطیوں میں سے ایک پر یہ یقین کرنا ہے کہ وہ ضرورت کے مطابق کسی ملازم کی مشاورت کی تاریخ کی تشکیل نو کرسکتے ہیں۔ کوئی بھی ایچ آر فرد جس کے پاس مہذب ، بروقت دستاویزات کا تجربہ نہیں ہوتا ہے اسے دوبارہ تشکیل نو ریکارڈ کے ذریعہ بیوقوف بنایا جاتا ہے۔ میموری سے دوبارہ تشکیل دینے والے مینیجر اپنی کمپنی کے لئے غیر ضروری اور ناقابل قبول خطرہ لاتے ہیں کیونکہ ایک تاریخ ساز تاریخ امکانی مقدمہ نہیں چلائے گی۔
پیشہ ور ، صاف ستھرا اور منظم نظر آنے کے ل You آپ کو اپنی دستاویزات کی ضرورت ہے۔ دستاویزات کو یوں لکھیں جیسے آپ کسی تیسرے فریق سے ہونے والے واقعات کی تاریخ کے بارے میں بات کررہے ہیں۔ آپ کو کبھی معلوم نہیں ہوگا کہ ایک دن آپ کی دستاویزات کون پڑھ سکتا ہے ، لہذا یہ یقینی بنائیں کہ یہ آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کی عکاسی کرتا ہے۔ (کاکیل رومال ، لفافہ ، یا چپچپا نوٹ کے پیچھے پروفیشنل دستاویزات کی حیثیت سے اہل نہیں ہیں۔)
آپ کی دستاویزات کسی ملازم کے نئے مینیجر کے پاس جانا چاہ if اگر ملازم کو کوئی نئی ملازمت مل جاتی ہے — یا آپ do اپنی تنظیم میں۔ آپ کی یادداشت اور ملازم کے نئے مینیجر کو مطلع کرنے کے ل you ، آپ کو ملازم کا نام اور لقب ، اپنا نام اور عنوان ، اور ہر دستاویز پر پوری تاریخ رکھنا ہوگی۔
دستاویزات لکھیں جو حقیقت پسندانہ ، منصفانہ ، قانونی ، مقصد ، مکمل اور مستقل ہیں۔ رائے سے پرہیز کریں (مائک میلا ہے۔ ایلس کاہل ہے۔ ٹام مجھ سے جھوٹ بول رہا تھا۔) ، نام پکارنا ، ادارتی کرنا (جان ایک جھٹکا ہے۔ مارک کو روی attitudeہ کا مسئلہ ہے۔) ، اور لیبلنگ (مریم غیر ذمہ دار ہے۔ جارج کوئی ٹیم نہیں ہے پلیئر.).
ملازم کے طرز عمل کی ترجمانی کرنے کی کوشش سے بھی گریز کریں۔ (مارشا کو اس کام کو پسند نہیں کرنا چاہئے۔ پاؤلا اپنے سر کے اوپر رہتے ہوئے دکھائی دیتی ہیں۔) صفتیں اور صفتیں جیسے آہستہ آہستہ (آہستہ ، ڈھل ، ناخوش ، موڈی ، بدتمیزی) جیسے وضاحتی الفاظ کا استعمال کم سے کم کریں۔ ملازم کے مخصوص سلوک اور اقدامات کو بیان کریں ، اپنی رائے یا اس کی ترجمانی نہیں۔
کیا دستاویزات فراہم کرنا ضروری ہے
دستاویزات کے بعد کے جائزے میں ، بات چیت کا صحیح ریکارڈ جس کی ضرورت ہے۔ حقائق کے ساتھ قائم رہیں اور صرف وہی لکھ دیں جو آپ نے کہا اور ملازم نے کیا کہا۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی دستاویزات واضح نہیں ہیں اور اس سے حقائق سیدھے پائے جاتے ہیں۔ (کسی بھی ممکنہ قانونی صورتحال میں ، دستاویزی واقعات میں سے کسی میں ہونے والی غلطیاں باقی تمام دستاویزات کو مشتبہ بنادیتی ہیں۔)
آخر میں ، کسی بھی معاہدے ، وعدوں ، ٹائم لائنز ، ضرورت میں بہتری ، چیک ان پوائنٹس ، اور دیگر تفصیلات جو دستاویزات سے یادداشت سے کھسک جائیں ، دستاویز کریں۔ یہ یقینی بنائیں کہ آپ ڈیڈ لائن اور مقررہ تاریخوں کے لئے ایک تاریخ اور وقت مقرر کرتے ہیں تاکہ غلط فہمی پیدا نہ ہو۔
اپنی ایچ آر ڈیپارٹمنٹ کی دستاویزات کی پالیسی جانئے ، جو آپ کو بتائے گی کہ ملازمین کے عملے میں فائل کے لئے کس دستاویزات کی ضرورت ہے۔ انضباطی کارروائیوں کی کسی بھی دستاویزات کو یقینی طور پر شامل کیا جانا چاہئے۔
دستاویزات اور اسٹور دستاویزات کہاں ہیں
چونکہ ملازمین کے بارے میں دستاویزات ملازم کے لئے خفیہ اور نجی ہیں ، لہذا آپ کو یہ خیال رکھنا ہوگا کہ کوئی بھی دستاویزات منیجر ، ایچ آر ، اور ممکنہ طور پر ملازم کے اگلے مینیجر کے پاس خفیہ رہیں۔ لہذا ، مشترکہ کمپیوٹر ڈرائیو پر دستاویزات لگانے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے۔ دستی تحریری دستاویزات اور چھپی ہوئی مینیجر کی دستاویزات کو لاک اسٹوریج میں بہترین طریقے سے رکھا جاتا ہے۔
نیچے کی لکیر
اگر آپ ان ہدایات پر عمل کرتے ہیں تو ، جب آپ بہتر صلاحیت کے ساتھ کسی ملازم کو ملازمت میں نظم و ضبط ، ختم کرنے ، یا منتقلی میں مدد کے ل H HR کے پاس جاتے ہیں تو ، HR آپ کو مسئلہ حل کرنے یا صورتحال کو بہتر بنانے میں مدد کرے گا۔ جب HR آپ کو دستاویزات ، دستاویزات ، دستاویزات بتانے کے لئے کہے یا وہ آپ کی مدد نہیں کرسکتے ہیں۔ آپ کو اپنے تمام اڈوں کا احاطہ کرنا پڑے گا۔
براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات ، جبکہ مستند ہیں ، درستگی اور قانونی حیثیت کی ضمانت نہیں ہیں۔ سائٹ کو دنیا بھر میں سامعین پڑھتے ہیں اور روزگار کے قوانین اور ضوابط ایک ملک سے دوسرے ملک میں مختلف ہوتے ہیں۔ براہ کرم قانونی مقام ، یا اسٹیٹ ، فیڈرل ، یا بین الاقوامی سرکاری وسائل سے مدد حاصل کریں ، تاکہ آپ کو یقینی بنائے کہ آپ کے مقام کی قانونی وضاحت اور فیصلے درست ہیں۔ یہ معلومات رہنمائی ، خیالات اور مدد کے لئے ہے۔
