ایک موثر میٹنگ ایجنڈا تیار کرنے کا طریقہ
مواد
میٹنگ کا ایجنڈا ان اشیا کی فہرست ہے جو شرکاء کو کسی میٹنگ میں پورا کرنے کی امید کرتے ہیں۔ ایجنڈے کو کسی میٹنگ سے پہلے ، کم از کم 24 گھنٹے قبل تقسیم کیا جانا چاہئے تاکہ شرکا کو اجلاس کے لئے تیاری کا موقع ملے۔ ترجیحا ، اگر ممکن ہو تو ، ایجنڈا اجلاس سے کئی دن پہلے دستیاب ہونا چاہئے۔
میٹنگ کا ایجنڈا تیار کرنا
پہلے ، اس بات کی نشاندہی کریں کہ کیا آپ کو اجلاس کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد کرنے کے لئے دوسرے ملازمین کی ضرورت ہے۔ اس کے بعد ، اجلاس کے انعقاد کے ذریعے فیصلہ کریں کہ آپ کیا حاصل کریں گے اور اپنی ملاقات کے ل do قابل اہداف طے کریں۔ آپ نے جو اہداف طے کیے ہیں وہ ایک موثر میٹنگ پلان کے فریم ورک کو قائم کریں گے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنی میٹنگ کے مقررہ وقت کے اندر مناسب معقول حد تک قابل منصوبہ بندی نہیں کی ہے۔
جیسا کہ اسٹیفن کووی نے کہا انتہائی موثر لوگوں کی 7 عادات ، "انجام کو ذہن میں رکھنا شروع کرو۔" آپ کے اجلاس کا مقصد اجلاس کی توجہ ، اجلاس کے ایجنڈے ، اور اجلاس کے شرکاء کا تعین کرے گا۔
اس کے بعد ، غور کریں کہ آپ کو ایجنڈا کے ہر آئٹم کے لئے کتنا وقت درکار ہے۔ اگر میٹنگ میں ایک گھنٹہ چلنا ہے اور آپ کے پاس پانچ ایجنڈا آئٹمز ہیں ، جو آپ کو اس ٹائم فریم کا عمومی اندازہ فراہم کرتا ہے جس کے ساتھ آپ کام کر رہے ہیں۔ اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ ہر ایجنڈے کا آئٹم ٹھیک 12 منٹ کا ہونا ضروری ہے ، لیکن پانچوں کے ساتھ مشترکہ طور پر اس سے زیادہ وقت کی اوسط نہیں ہوسکتی ہے۔
فیصلے کرنا
اپنے مجموعی مقصد کے تعین کے بعد ، آپ کو یا آپ کی ٹیم کو کچھ فیصلے کرنے کی ضرورت ہے۔ اجلاس کے مقصد یا مقصد کے علاوہ ، اپنے ایجنڈے کے ساتھ یہ بھی شامل کریں:
- ملاقات کے لئے ایک تاریخ ، وقت اور مقام
- اجلاس میں شریک افراد کی ضرورت ہے
- تبادلہ خیال کے لئے اشیا
- آپ اس گروپ کا اندازہ لگاتے ہوئے کتنے وقت کے ل each ہر آئٹم پر تبادلہ خیال کرنے کی ضرورت ہوگی
- میٹنگ کیلئے پہلے سے کام کرنا۔ اس میں کسی بھی پڑھنے ، دستاویزات ، کوائف ، کسی سابقہ اجلاس سے کچھ منٹ بعد ، یا کوئی دوسری تیاری شامل ہوگی جو آپ کی اصل ملاقات کو کامیاب بنائے گی۔ متعلقہ دستاویزات میٹنگ کے نوٹس اور ایجنڈے کے ساتھ منسلک کی جانی چاہ you۔
شرکا کی شناخت کرنا
ایک بار جب آپ یہ طے کرلیں کہ اپنے مقصد کو پورا کرنے کے لئے میٹنگ ضروری ہے تو ، آپ کو شرکاء کی ایک فہرست تیار کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ہر ملازم ہر اجلاس میں حصہ نہیں لے سکتا یا نہیں کرسکتا ، لیکن صحیح شرکاء کو مدعو کرنا آپ کی کامیابی کے امکان کو بڑھاتا ہے۔ اپنے آپ سے کچھ سوالات پوچھ کر اپنے شرکاء کا پتہ لگائیں:
- اس گروپ کا تیار کردہ حل کس کا ہونا چاہئے؟
- گروپ اس عمل کے مالک کون ہے؟
- آپ جو معلومات بانٹ رہے ہیں اسے کس کو جاننے کی ضرورت ہے؟
- فیصلہ سازی کی رہنمائی کے لئے کون اعداد و شمار اور حقائق فراہم کرسکتا ہے؟
- کس کے پاس گروپ کے ساتھ اشتراک کرنے کا تجربہ یا مہارت ہے؟
- کسی بھی حل یا کام کو عملی جامہ پہنانے میں کس کی مدد کرنی چاہئے؟
- اجلاس کے نتائج کو پورا کرنے کے لئے کس کو اجازت یا وسائل فراہم کرنا ہوں گے؟
- کون کسی بھی حل یا سمت کے نفاذ کی مخالفت کرسکتا ہے؟
باقاعدگی سے شیڈول میٹنگز
ہر اجلاس کو کسٹم ترقی یافتہ ایجنڈے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ زیادہ تر ملازمین اپنے محکموں یا ورک گروپس کے لئے باقاعدگی سے میٹنگز شیڈول کرتے ہیں۔ آپ کے پاس ٹیمیں اور پروجیکٹس بھی ہیں جن میں آپ حصہ لیتے ہیں۔
جاری منصوبے میں ہر اجلاس کے ل a ایک نئے تیار شدہ ایجنڈے کی ضرورت نہیں ہوسکتی ہے ، لیکن آپ کی میٹنگ کے لئے معیاری نقطہ نظر اپناتے ہوئے آپ کی ٹیم اچھی طرح سے خدمات انجام دے گی۔
باقاعدہ شیڈول ملازمین کی میٹنگ کو تین حصوں میں تقسیم کیا جاتا ہے جس کے لئے ہر ایک میں معیاری ایجنڈے کی اشیاء ہوتی ہیں۔
- معلوماتی اشیاء: کوئی بھی ایجنڈا آئٹمز لکھیں جو ہر میٹنگ کے لئے معلوماتی ہوں۔ مثال کے طور پر ، منیجر گروپ کو سینئر مینجمنٹ میٹنگ کے نتائج پر اپ ڈیٹ کرتا ہے۔
- کارروائی اشیاء: ایجنڈے میں کسی بھی ایسی چیز کی جگہ رکھیں جس کی آپ کی توقع ہے کہ گروپ ہر باقاعدہ طے شدہ میٹنگ میں جائزہ لینا چاہے گا۔ مثال کے طور پر ، وقت کی مدت کے لئے بجٹ سے کارکردگی اور لاگت کی بچت کی نشاندہی اور مسلسل بہتری جو گروپ حاصل کرنے کا ارادہ رکھتی ہے۔
- فارورڈ پلاننگ: ایجنڈے میں کوئی بھی ایسی چیزیں رکھیں جس کے بارے میں گروپ منصوبہ بندی کرنا چاہتا ہے یا پیشگی تیاری کرسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگلے مہینے کے لئے قلیل مدتی اہداف یا آنے والی اسائنمنٹ میں ساتھی ساتھیوں کی مدد کی ضرورت۔
اگر آپ اپنے اجلاس کے ایجنڈے کو تیار کرتے وقت ان رہنما اصولوں پر عمل کرتے ہیں تو ، آپ اس امکان کو بڑھاتے ہیں کہ آپ کی میٹنگ زیادہ کارآمد ہوگی۔
کیا شامل کریں؟
باقاعدگی سے شیڈول میٹنگ کا ایجنڈا کچھ بنیادی اشیاء کو شامل کرکے آپ کے نتائج تلاش کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
- گرمجوشی اور سلام۔ برف پر ایک مختصر توڑنے والے پر غور کریں جس پر انحصار ہوتا ہے کہ گروپ کتنی بار ملتا ہے۔
- اجلاس کے مقصد ، ایجنڈے ، اور متوقع نتائج اور مصنوع کا جائزہ لیں۔
- جائزہ لیں ، درست کریں (اگر ضروری ہو تو) ، اور سابقہ اجلاس کے منٹوں کی منظوری دیں۔
- ٹیم کو مطلوبہ مناسب محکمہ اور کمپنی کی معلومات فراہم کریں۔
- ایکشن آئٹمز ، ایکشن پلان اور وعدوں پر پیشرفت کا جائزہ لیں۔ اہداف پر گروپ کی پیشرفت کا جائزہ لیں۔
- اس میٹنگ کے ایجنڈا آئٹمز کے بارے میں تبادلہ خیال اور فیصلے کریں۔
- اگلے اقدامات کی شناخت کریں۔
- اگلی میٹنگ کے مقصد ، نتائج اور ایجنڈے کی شناخت کریں۔
- اجلاس کے اختتام پر ، نوٹ لینے والے کو میٹنگ کے دوران لوگوں سے کیے گئے وعدوں کا جائزہ لینا چاہئے۔
- گروپ میں شامل نہیں لوگوں سے کسی بھی مدد کی ضرورت کی نشاندہی کریں اور شرکا کو رابطہ کرنے کے لئے تفویض کریں۔
- اس بات کا تعین کریں کہ میٹنگ کے شرکاء سے باہر کس کو جاننے کی ضرورت ہے اور فیصلہ کریں کہ آپ مواصلات کو کس طرح پورا کریں گے۔
- ملاقات کے 24 گھنٹوں میں یا فوری طور پر اگر نوٹ لینے والا انہیں الیکٹرانک طور پر لے تو منٹ تقسیم کریں۔
