رسک مینجمنٹ پلان کے ساتھ اپنے باس کو اعتماد دیں
مواد
- پراجیکٹ مینجمنٹ میں رسک مینجمنٹ کیا ہے؟
- رسک مینجمنٹ پلاننگ
- 5 مرحلہ رسک مینجمنٹ عمل
- مرحلہ 1: شروع کریں
- مرحلہ 2: شناخت کریں
- مرحلہ 3: تشخیص کریں
- مرحلہ 4: منصوبے کے جوابات
- مرحلہ 5: نافذ کریں
پروجیکٹ کے بہترین مینیجرز کو اپنے لائن مینیجر اور پروجیکٹ اسپانسر کا پورا پورا اعتماد ہے۔ ان کے پروجیکٹس کے پیچھے عمل درآمد کرنے والے ان پر یقین کرتے ہیں جب ان کے بقول کہ انہیں اضافی فنڈز ، زیادہ وسائل ، یا کسی مسئلے کو حل کرنے میں مدد کی ضرورت ہے۔
جب آپ خطرناک حالات میں کام کر رہے ہیں تو ، آپ کو صحیح کٹ کی ضرورت ہوگی۔ رسی اور شگافوں کے بیک بیگ کے ساتھ ایک ہائیکر کی طرح ، آپ کو بھی اس منصوبے کے خطرے سے نمٹنے کے ل tools اوزار کی ضرورت ہے۔
آپ رسک مینجمنٹ پلان سے اپنے منیجر کے اعتماد کو اپنے پروجیکٹ میں بڑھا سکتے ہیں۔ ایک آسان پانچ قدمی عمل بڑے پیمانے پر تبدیل کرسکتا ہے کہ آپ کا باس آپ کے پروجیکٹ کو کس طرح دیکھتا ہے (اور آپ)۔
پراجیکٹ مینجمنٹ میں رسک مینجمنٹ کیا ہے؟
پروجیکٹ مینجمنٹ میں رسک مینجمنٹ پروجیکٹ کے خطرات کی نشاندہی ، اندازہ لگانے اور اس کا جواب دینے کا عمل ہے۔
پروجیکٹ رسک وہ چیزیں ہیں جو پروجیکٹ کو متاثر کرسکتی ہیں (مثبت یا منفی ، لیکن عام طور پر لوگ اس خطرے کی ترجمانی ان واقعات سے کرتے ہیں جس سے منصوبے پر منفی اثر پڑتا ہے)۔
چاہے آپ کا پراجیکٹ بڑا ہو یا چھوٹا ، اس میں اس سے وابستہ خطرات ہوں گے۔ آپ کے اسکول کی پریڈ کی قیمت میں اضافے کے خطرے سے آپ کے نئے سرکٹ بورڈ کے ایک اہم جزو تک یہ خطرہ کچھ بھی ہوسکتا ہے۔
پروجیکٹ کا خطرہ ، اگر صحیح طریقے سے انتظام نہ کیا گیا تو ، آپ کے منصوبے کو کامیابی سے فراہم کرنا مشکل بنا سکتا ہے۔ خطرے سے دوچار خطرات آپ کے نظام الاوقات میں وقت ، اپنے وقت پر کام کرنے اور آپ کے بجٹ میں رقم کا اضافہ کرسکتے ہیں۔ مینیجر اس طرح کی چیزوں سے گھبراتے ہیں۔ رسک مینجمنٹ پلان سے ان سب سے بچا جاسکتا ہے۔
رسک مینجمنٹ پلاننگ
رسک مینجمنٹ پلان آپ کی اپنی پروجیکٹ ٹیم کی فراہمی کی صلاحیت پر خود اعتماد بڑھانے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ اور یہ آپ کے مینیجر کے اعتماد کو بڑھانے میں بھی پھیل جاتا ہے۔ آپ چاہتے ہیں کہ وہ یقین کریں کہ آپ یہ کرسکتے ہیں ، اور آپ چاہتے ہیں کہ انھیں اس بات سے آگاہی حاصل ہو کہ آپ کو اس منصوبے کی کامیابی سے فراہمی سے کون روک سکتا ہے۔ اس کے ل A ایک رسک مینجمنٹ پلان ایک بہترین ٹول ہے۔
اور اندازہ کرو کہ کیا؟ یہ شروع کرنا واقعی آسان ہے۔
پروجیکٹ رسک مینجمنٹ ایک پانچ مرحلہ عمل ہے۔ آئیے ہم اسے ضرورت سے زیادہ پیچیدہ نہیں بناتے ہیں۔ یہ وہ چیز ہے جس کی آج سے آپ شروعات کر سکتے ہیں ، اپنی اگلی میٹنگ میں اس پر تبادلہ خیال کرنے کی تیاری کریں اور جب کوئی منٹ ٹائپ کررہا ہے تو اسے ختم کردیں۔
5 مرحلہ رسک مینجمنٹ عمل
جیسا کہ پروجیکٹ مینجمنٹ کے بہت سارے حصوں کی طرح ، رسک مینجمنٹ ایک عمل ہے۔ پانچ اقدامات یہ ہیں:
- شروع کریں
- پہچاننا
- تشخیص
- منصوبے کے جوابات
- نافذ کریں
اگر ان شرائط کا ابھی آپ کے لئے زیادہ معنی نہیں ہے تو ، براہ کرم اس سے قائم رہیں - میں اس کی وضاحت کروں گا۔
مرحلہ 1: شروع کریں
پہلے ، آپ اپنے پراجیکٹ مینجمنٹ ماحول میں اپنے رسک مینجمنٹ کے لئے سیاق و سباق طے کرنا چاہتے ہیں۔
یہاں بہت سارے کام کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ آپ کی کمپنی میں کسی نے کارپوریٹ رسک پالیسی تیار کرلی ہوگی اور آپ سبھی کو اس کا پتہ لگانے کی ضرورت ہے۔ اس سے کمپنی کے خطرے سے متعلق نقطہ نظر کی وضاحت ہوگی اور یہ آپ کے مطلوبہ ٹیمپلیٹس کو بھی ترتیب دے سکتا ہے۔ ٹیمپلیٹس ہمیشہ آپ کی نوکری بچاتے ہیں ، لہذا آپ بھی ان کی تلاش کریں!
یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس کارپوریٹ رسک پالیسی نہیں ہے تو ، کوئی دوسرا جو آپ کے ساتھ ساتھ منصوبوں کا انتظام کرتا ہے اس کے پاس پروجیکٹ رسک مینجمنٹ پلان ہوسکتا ہے جس کی آپ کاپی کرسکتے ہیں۔ پہی reinے کو دوبارہ نو ؟ت کیوں؟ اگر آپ وقت بچانا چاہتے ہیں اور مزید کام کرنا چاہتے ہیں تو دستاویزات کا دوبارہ استعمال ضروری ہے۔
اپنے پروجیکٹ کے لئے رسک مینجمنٹ پلان تیار کرنے کے لئے جو کچھ معلوم ہوا ہے اسے استعمال کریں۔ یہ آپ کے مجموعی پروجیکٹ مینیجمنٹ پلان کا ایک حصہ ہے اور اس بارے میں بات کرتا ہے کہ آپ اپنے منصوبے پر کس طرح کے رسک کو مدنظر رکھتے ہو۔
اگر آپ نہیں جانتے کہ اس میں کیا ڈالنا ہے تو ، پڑھیں! اگلے اقدامات سے آپ کو بہتر اندازہ ہوگا کہ آپ اپنے رسک مینجمنٹ پلان میں کیا بات کریں گے۔
اس سے اعتماد میں اضافہ ہوتا ہے: اپنے مینیجر کو یہ ظاہر کرنا کہ آپ کے اپنے منصوبے پر غیر یقینی صورتحال سے نمٹنے کے لئے ایک نقطہ نظر ہے اور یہ کہ آپ سرگرمی سے خطرے کا انتظام کر رہے ہیں۔
مرحلہ 2: شناخت کریں
ایک بار جب آپ کو ایک نقطہ نظر کا خاکہ مل جاتا ہے ، تو آپ اس کے ساتھ کام کرنا شروع کرسکتے ہیں۔
اب آپ ان خطرات کی نشاندہی کریں گے جو آپ کے منصوبے کو متاثر کر رہے ہیں۔ یہ وقت میں صرف اسنیپ شاٹ ہی ہوتا ہے اور آپ کا رسک رجسٹر ایسی چیز ہے جسے آپ وقت اور وقت پر دوبارہ آنا چاہتے ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جاسکے کہ وہاں بھی کچھ نیا ڈال دیا جائے۔
آپ مشترکہ خطرات کی چیک لسٹ کا استعمال کرکے ، پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز سے انٹرویو (خاص طور پر مشکل اسٹیک ہولڈرز کے طور پر کہ ان میں غلط بات ہوسکتی ہے اس پر عام طور پر بہت کچھ کہنا ہے) ، ذہن سازی کے سیشن ، اور اپنی عام فہم کا استعمال کرکے خطرات کی نشاندہی کرسکتے ہیں۔
آپ ایسی چیزوں کی تلاش کر رہے ہیں جن کی وجہ سے پریشانی پیدا ہوسکتی ہے اگر یہ کبھی ہوا۔ (یاد رکھنا ، خطرات ابھی تک نہیں ہوئے ہیں۔ پروجیکٹ کے معاملات ایسی چیزیں ہیں جو پہلے ہوچکی ہیں۔)
تاہم ، آپ یہ کرنے کے لئے آگے بڑھ رہے ہیں ، آپ کو یقینی طور پر دوسرے لوگوں کو شامل کرنا چاہئے۔ اکیلے ، آپ کے پاس پوری تصویر نہیں ہوگی اور آپ گمشدہ چیزوں کو ختم کردیں گے۔
کسی کو بھی خطرات کی نشاندہی کی جا سکتی ہے۔ ایک پروجیکٹ مینیجر کی حیثیت سے ، آپ کا کام آپ کے ساتھیوں کو آپ کے ساتھ خطرات بڑھانے کی ترغیب دینا ہے تاکہ بطور ٹیم آپ ان کے بارے میں کچھ کرسکیں۔
تمام خطرات کی نشاندہی خطرہ رجسٹر میں ہونی چاہئے۔ اگر آپ کے پاس ٹیم میں پروجیکٹ کوآرڈینیٹر یا پروجیکٹ سپورٹ شخص ہے تو وہ یہ کر سکتے ہیں۔ بصورت دیگر ، یہ آپ کے کرنے کے لئے انتظامی کاموں کا ایک حصہ ہے۔
اس سے اعتماد میں اضافہ ہوتا ہے: یہ مظاہرہ کرنا کہ آپ ان اہم خطرات سے واقف ہیں جو آپ کے پروجیکٹ کو متاثر کرسکتے ہیں اور نئے خطرات سے مستقل آگاہ رہنے کے ل you آپ کے پاس ایک ذریعہ موجود ہے۔
مرحلہ 3: تشخیص کریں
پھر خطرات کا احتمال اور اثر کے لئے اندازہ کیا جاتا ہے۔ جب آپ کسی خطرے کا اندازہ کر رہے ہو ، تو اس کے بارے میں سوچیں کہ اس کے ہونے کا کتنا امکان ہے ، اس سے نمٹنے میں کتنا لاگت آئے گی ، اور اس سے آپ کے پروجیکٹ کی ٹائم لائن میں کتنا وقت ہوگا۔
مزید اقدام کے طور پر ، آپ قربت کا بھی اندازہ لگاسکتے ہیں ، جس کا مطلب ہے کہ وقت کے قریب ہونے کا خطرہ کتنا قریب ہے۔ اعلی قربت کا خطرہ جلد ہی ممکنہ طور پر ہونے والا ہے۔ مستقبل قریب میں کسی وقت کم قربت کا خطرہ ہوسکتا ہے۔ جب آپ خطرات سے نمٹنے کی بات کرتے ہیں تو یہ آپ کو اپنے وقت اور توانائی کو ترجیح دینے کا ایک اور عنصر دے سکتا ہے۔
اس سے اعتماد میں اضافہ ہوتا ہے: اپنے مینیجر کو یہ یقینی بنانا کہ ٹیم میں موجود ہر شخص کو یہ واضح اندازہ ہو کہ کیا ہوگا اگر ان میں سے کوئی بھی خطرہ در حقیقت پیدا ہوجائے تو کیا ہوگا۔
مرحلہ 4: منصوبے کے جوابات
اب ہم آپ کے رسک مینجمنٹ پلان کے متناسب حصے پر آئے ہیں۔ اس اقدام میں ، آپ مناسب جواب کی نشاندہی کرکے خطرے کا انتظام کرنے کا طریقہ کار پر کام کرتے ہیں۔
ہم یہ اس لئے کرتے ہیں کیوں کہ اب تک آپ کے پاس جو کچھ ملا ہے اس کی ایک فہرست ہے کہ مستقبل میں آپ کے منصوبے کو ختم کرنے سے کیا ہوسکتا ہے اور یہ کتنا بڑا معاملہ ہوگا۔ آپ کے مینیجر اگلا کیا جاننا چاہیں گے وہ ہے: آپ اس کے بارے میں کیا کرنے جا رہے ہیں؟
عام طور پر ، چار چیزیں ایسی ہیں جو آپ کسی پروجیکٹ کے خطرے سے نمٹنے اور ان کا انتظام کرنے کے لئے کرسکتے ہیں۔ وہ ہیں:
- پرہیز کریں: اس نتیجے کو ہونے سے بچنے کے لئے اقدامات کریں۔
- منتقلی: ذمہ داری کسی دوسرے فریق پر شفٹ کریں ، جیسے انشورنس پالیسی۔
- تخفیف: اگر اس کا اثر ہوتا ہے تو مسئلہ کے اثر کو کم کرنے کے لئے کارروائی کریں۔
- قبول کریں: یہ سمجھیں کہ خطرناک نتیجہ برآمد ہوسکتا ہے ، اور آپ کی ٹیم کی رضامندی سے اس کی روک تھام کے لئے کوئی اقدام نہیں کریں گے۔
آپ کے کچھ خطرات کا نتیجہ مثبت ہوسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اس میں ایک خطرہ ہے کہ آپ اتنی نئی مصنوع کو بیچ دیتے ہیں کہ آپ فون لائنوں کو کریش کردیتے ہیں۔ یہ آپ کے لئے اچھا مسئلہ ہوگا ، لیکن یہ ابھی بھی ایک خطرہ ہے جس کے لئے آپ کو منصوبہ بنانا چاہئے۔
ایسے متعدد طریقے ہیں جن کی مدد سے آپ کسی مثبت خطرے کے ل prepare تیار ہوسکتے ہیں۔
- استحصال کریں: یہ یقینی بنانے کے لئے پوری کوشش کریں کہ یہ نتیجہ پیش آئے تو آپ انعامات کا فائدہ اٹھاسکیں۔
- شیئر کریں: کسی مثبت ساتھی یا کمپنی کے ساتھ مل کر کام کریں تاکہ اس کا خطرہ زیادہ ہوجائے۔
- بڑھانا: ان عوامل کو متاثر کرنا جو کسی مثبت نتیجے میں حصہ ڈال سکتے ہیں اور اس سے بھی زیادہ فائدہ حاصل کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں۔
- قبول کریں: مثبت خطرہ کے امکان کو تسلیم کریں اور کچھ بھی نہیں کریں۔
آپ کو اس پر کام کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کے رجسٹر میں ہر خطرہ کے ل response کون سا رسپانس حکمت عملی سب سے بہتر ہے۔ مثال کے طور پر ، آپ فیصلہ کرسکتے ہیں کہ فیکٹری کی چھت گرنے کا خطرہ ایسی چیز ہے جسے آپ آسانی سے قبول کریں گے کیونکہ ایسا ہونے کا امکان نہیں ہے۔ تاہم ، آپ کے کھانے کے زہر میں آدھے افرادی قوت کو نکالنے کا خطرہ ایک ایسی چیز ہے جس سے آپ اپنے کیٹرنگ کے تمام عملے کی تربیت کرکے فعال طور پر تخفیف کرنے جا رہے ہیں۔ اگر یہ پہلے بھی ہوچکا ہے اور واقعتا quite اس کا امکان بہت زیادہ ہے جب تک کہ آپ اس کے بارے میں کچھ نہ کریں ، آپ اس خطرے کو کم کرنا چاہیں گے۔
ایک بار جب جواب کی نشاندہی اور اس پر اتفاق ہوجائے تو ، رسک مینجمنٹ ایکشن پلان کو عملی جامہ پہنانے کے لئے رسک مالکان کو مقرر کیا جاسکتا ہے۔ دوسرے لفظوں میں ، آپ کو کسی کی ضرورت ہوتی ہے کہ وہ اپنے منصوبے میں جن کاموں پر اتفاق کرتے ہیں ان کو دیکھ کر آپ جوابدہ ہوں۔
اس سے اعتماد میں اضافہ ہوتا ہے: اپنے مینیجر کو یہ ظاہر کرنا کہ آپ نے ان منصوبوں کے بارے میں کیا کرنا ہے جو آپ کے پروجیکٹ کے لئے پریشانی پیدا کرسکتے ہیں اور آپ منصوبے پر غیر یقینی صورتحال اور خطرے کو کم کرنے کے لئے منصوبے ترتیب دے رہے ہیں اس بارے میں آپ نے غور کیا ہے۔
مرحلہ 5: نافذ کریں
آپ کے رسک مینجمنٹ پلان میں اب یہ شامل ہونا چاہئے کہ ہر ایک رسک کے ل the کون سے خطرہ تخفیف کی سرگرمیاں کرنے کا ذمہ دار ہوگا۔ انہیں اب ان کاموں کے ذریعہ کام کرنا چاہئے تاکہ آپ کھلے خطرات کا فعال طور پر انتظام کر رہے ہو۔
اس سے اعتماد میں اضافہ ہوتا ہے: یہ مظاہرہ کرنا کہ آپ اور آپ کی پروجیکٹ ٹیم آپ کے کام کے مطابق ہوسکتی ہے۔ آپ نے جو کچھ حاصل کیا ہے اور جو خطرات آپ نے کم کیے ہیں اس کی اطلاع دے کر ، یہ آپ کی انتظامی ٹیم کو ظاہر کرتا ہے کہ آپ ان مسائل کیخلاف آپ کے منصوبے کو مستقبل میں پیش کرنے کے لئے سنجیدہ ہیں۔
ایک بار جب کوئی خطرہ گزر جاتا ہے - جب یہ اب زیادہ سے زیادہ متعلقہ نہیں ہوتا ہے کیونکہ یہ یا تو ہوا ہے یا اب نہیں ہوسکتا ہے - آپ اسے اپنے رسک رجسٹر سے بند کرسکتے ہیں۔
اس پروجیکٹ کو رسک مینجمنٹ پلان لگانے سے آپ دوسرے مینیجرز سے الگ ہو سکتے ہیں۔ آپ کے اپنے مالک کے پاس اس بات کا ثبوت ہوگا کہ آپ حکمت عملی اور تخلیقی طور پر سوچ سکتے ہیں کہ آپ کے منصوبے کو کس طرح بند رکھنا پڑتا ہے ، اور سب سے اہم بات یہ ہے کہ اس کے بارے میں کچھ کریں۔ آپ وہ شخص بنیں گے جو ان کے ہونے سے پہلے ہی فعال طور پر پریشانیوں کا انتظام کرتے ہیں ، روڈ بلاکس کو صاف کرتے ہیں اور کسی بھی چیز کے ل prepared تیار رہتے ہیں!
پراجیکٹ رسک کو سنبھالنے میں اچھ beا سمجھا جانا ایک یقینی بات ہے جس کا انتظام کے ذریعہ ہاتھوں کی محفوظ جوڑی کے طور پر دیکھا جاسکتا ہے۔ کامیابی سے پروجیکٹ رسک کا نظم و نسق شروع کرنے کے ل experience آپ کو بہت سارے تجربات یا سندوں کی ضرورت نہیں ہے (حالانکہ رسک مینجمنٹ میں باضابطہ قابلیت موجود ہے)۔ اس آسان پانچ قدمی عمل کا جلد ہی مطلب ہوگا کہ پروجیکٹ رسک مینجمنٹ آپ کے پروجیکٹ کے منصوبوں میں سرایت کر گیا ہے۔
